Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La Ville de Clapiers (5800 habitants) recrute un(e) secrétaire de direction et assistant(e) ressources humaines à temps complet qui sera placé(e) sous la direction du DGS. Missions / conditions d'exercice Missions du poste :
Secrétariat de la Direction Générale des Services : gérer l’agenda du DGS, ses appels téléphoniques, sa correspondance, le classement de ses dossiers.
•Prise de RDV
•Gestion des appels téléphoniques
•Organisation des réunions, (y compris la logistique : besoin en matériel etc…)
•Rédaction, mise en forme et frappe de courriers divers
•Présence aux réunions de Chefs de Services et rédaction du compte-rendu
•Mise à jour des fichiers élus
•Enregistrement du courrier arrivé (ouverture et distribution en l’absence de l’agent en charge)
•Arrêtés débit de boissons
Logistique des séances du Conseil Municipal :
•Mise en forme de l’ordre du jour et des synthèses transmis par les responsables de service
•Envoi des convocations et annexes à partir de la plateforme idelibRE
•Mise en forme des projets de délibérations
•Mise en place de la salle
•Présence aux séances du Conseil Municipal
•Rédaction des PV de séance
•Envoi des délibérations au contrôle de légalité.
Gestion des registres réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés)
Gestion des sinistres Assurances :
•Déclaration, suivi et traitement des sinistres
•Gestion des contrôles techniques de la flotte véhicules
Gestion des déclarations « Catastrophe Naturelle Sècheresse » interface administrés/Préfecture
Gestion des licences bars et restaurants
Gestion de l’agenda du Conciliateur de Justice
Gestion administrative des ressources humaines :
•Gestion et suivi administratif du temps de travail (congés, ARTT, CET, heures de récupération, autorisations spéciales d’absence) : réception, vérification et enregistrement des données sur le logiciel métier (CIRIL)
•Gestion et suivi administratif des recrutements :
oRédaction et diffusion des offres d’emploi
oEnregistrement et présélection des candidatures
oProgrammation et préparation des entretiens d’embauche
oRédaction et envoi des réponses aux candidats
•Gestion administrative de la campagne des entretiens professionnels annuels :
oPréparation des documents et transmission aux évaluateurs
oMise à jour du tableau de suivi
oGestion des signatures et notification aux agents
oEnregistrement, classement et archivage des documents Profils recherchés Savoirs et savoir faire :
Compétences rédactionnelles, maîtrise de la réglementation relative à la tenue des séances du Conseil Municipal.
Respecter les délais et consignes, capacité à organiser son travail, réactivité, travailler de manière autonome, savoir rendre compte.
Savoir être :
Sens du service public, implication et motivation, réactivité, capacités à s’intégrer dans une équipe, discrétion, assiduité, disponibilité.
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