Assistante administrative (h/f)

Activités et tâches du poste :

Accueil des usagers :

- Accueil téléphonique et parfois physique des usagers, des professionnels et des communes

- Prise en compte des demandes selon les procédures internes en vigueur : ordonnancement des missions des agents techniques du SPANC, transmission de formulaires, diffusion des appels techniques vers les agents techniques de permanence, des mails et/ou des informations, complétude des dossiers de demande d'installation de dispositifs ANC

- Enregistrement des attentes / réclamations usagers et suivi dans tableau de bord dédié à l'assainissement non collectif

Secrétariat technique :

- Traitement des rapports de contrôles (préparation des dossiers, mise à la signature, envoi et classement)

- Ordonnancement des rendez-vous pour les différents contrôles, en particulier préparation des campagnes communales (contrôles périodiques de bon fonctionnement)

- Gestion des relances selon les délais indiqués dans les procédures et alertes sur les dépassements de périodicité en vue de l'application éventuelle des pénalités

- Alimentation des tableaux de bord de suivi de l'activité.

- Gestion de la boite mail du service et notamment diffusion interne des alertes débordement et suivi REMI (IFREMER) selon protocoles établis

- Gestion de l'archivage et du classement des dossiers sur les sites de GRACES et PLOURIVO

- Enregistrement et suivi jusqu'à la clôture des fiches navettes traçant les prestations effectuées par les prestataires eau et assainissement (lots 2, 3, 4 et 5 de la prestation de service)

Au sein de la direction de l'eau et l'assainissement de Guingamp Paimpol Agglomération et sous l'autorité de la cheffe de service l'Assistante Administrative aura les missions suivantes :

Missions ponctuelles (surcroit activité et/ou absences diverses) :

- Renfort administratif pour le service Travaux et Patrimoine selon les besoins (ordonnancement contrôles branchement, compte-rendu de réunion, suivi des demandes autorisations droit des sols, etc.)

- Renfort administratif pour le service Administratif et financier selon les besoins (gestion Ressources Humaines, enregistrement et suivi courrier, réponses à des demandes usagers, aide au suivi des instances, suivi et archivage de conventions, etc.) et pour le service Biodiversité / Environnement

CDD de 10 mois contrat de droit privé

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Manœuvre

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.