Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 20h00 hebdomadaire Télétravail Non Descriptif de l'emploi La commune de SAINT-MARCEL, recrute en son service administratif, un(e) chargé(e) d'accueil polyvalent(e). Missions / conditions d'exercice Missions
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique :
- Suivi des inscriptions cantine – transmission des informations
- Premier accueil et orientation des administrés vers les services concernés/transmission des demandes aux services concernés
- Premier accueil en urbanisme
- Réponse aux appels entrants et transmission aux services concernés le cas échéant
- Prise de rendez-vous agenda Mme le Maire
Gestion de l’état-civil :
- Rédaction des actes de mariage, décès, transcriptions, reconnaissances…
- Enregistrement et préparation des dossiers d’état civil (PACS, mariage…)
- Rédaction des avis de mention sur les actes
- Enregistrement et transmission (INSEE) des recensements
ACTIVITÉS SECONDAIRES
- Aide à la communication : transmission des informations internes et externes à la collectivité vers l’agent concerné et remplacement ponctuel lors des congés pour la communication via les différents canaux
- Aide à l’urbanisme lors des congés de l’agent (traitement des dossiers uniquement pour assurer les délais)
- Premier accueil en urbanisme : prises de RDV et première aide aux administrés dans leurs démarches
- gestion de cimetière : prises de RDV et aides aux démarches (tarifs, disponibilités…)
- Aide ponctuelle aux responsables de service et au DGS
Réservations de salles :
- Gestion des réservations des salles
- En partenariat avec le service technique : enregistrement des états des lieux entrants et sortants, édition du planning de réservation
- Gestion des remises de clés
- Gestions des stocks
Fournitures administratives, produits d’entretien Profils recherchés Profils recherchés
SAVOIRS / CONNAISSANCES
• Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement
• Capacité d’organisation d’anticipation et de polyvalence
• Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
• Connaissance des règles de base, du fonctionnement, des dispositifs et acteurs de la collectivité
• Connaissance du territoire
SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES
• Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
• Maîtrise de la législation en état civil
• Maîtrise de la législation en action sociale
• Connaissances en urbanisme
SAVOIRS ETRE / APTITUDES
• Capacité à s'exprimer clairement, à gérer les situations de stress
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Capacité d'initiative et force de proposition
• Discrétion
• Sens de l'organisation et du service public
• Adaptabilité et polyvalence