Assistante de direction

Sous l’autorité du cabinet du Maire, vous assurez les missions suivantes :

Missions liées à la gestion du courrier

• Ouverture et traitement du courrier entrant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la cheffe du cabinet)

• Gestion des contrats de location, factures, fournitures, suivi de maintenance se rapportant à la machine à affranchir.

• Veille à la rigueur des mises en signatures (parapheurs) et au respect des procédures liées au courrier.

• Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles (réception des demandes et traitement avec le Pôle citoyenneté ou Pôle RH).

• Suivi rigoureux du tableau « Chrono »

• Suivi des pochettes courriers et rappel des services pour le traitement des courriers jugés urgents ou importants par M le Maire ou la cheffe de Cabinet.

• Lien avec les services pour solutions d’urgence ou inhabituelle

• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition

Missions liées au Cabinet

• Recevoir, filtrer et orienter les appels du poste et les courriers du cabinet.

• Participation à l’organisation de réunions, préparer des dossiers si besoin.

• Gestion de l’agenda et des prises de rendez-vous.

• Gestion et mise à jour des fichiers Excel, réalisation de publipostage (vœux, remise de l’agenda …).

• Préparation des RDV permanences avec les administrés.

• Rédactions de courriers, d’excuses, félicitations, condoléances...

• Redistribution des parapheurs signés.

• Classement, archivage.

Mission liée au conseil municipal des enfants

• Secrétariat et animatrice du Conseil Municipal des enfants – fréquence réunion 1 fois/ mois

• Gestion de l’organisation, du déroulement et du suivi

Les compétences requises

• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs.

• Sens des initiatives et des responsabilités ainsi que respect de la confidentialité.

• Adaptabilité, disponibilité, autonomie, sens de l’organisation et capacité à rendre compte.

• Bonne application de l’orthographe. Esprit de synthèse.

Les connaissances spécifiques requises

• Maîtrise de l’outil informatique indispensable et des outils internet (EXCEL et WORD indispensables)

Les qualités personnelles recherchées

• Qualité d’écoute et relationnelles

• Goût du travail en équipe

• Force de proposition et de créativité

• Gestion du stress et des conflits

• Disponibilité pour les réunions (matinée, soirée, etc…) notamment au moment de la prise de fonction

Savoir-être :

Neutralité, discrétion, disponibilité, sens du travail en équipe, autonomie, réactivité