Assistant de direction - direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie f/h

Assurer le secrétariat de la directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie, de son adjoint.
Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l’ensemble de leurs missions;
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s;
- Gestion des réunions à l’initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle;
- Assurer le secrétariat des commissions spécifiques à la DAM (commission médicale d’établissement notamment);
- Suivi des demandes d’intérim médical en lien avec les services de soins et les agences d’intérim;
- Gestion de la procédure de demande de cumuls d’activité des praticiens (vérification de la complétude des dossiers);
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions;
- Mise à jour du tableau de suivi des projets (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d’actions, etc.);
- Accueil des rendez-vous;
- Frappe et mise en forme de document;
- Saisie, mise en forme et actualisation de l’intranet;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques;
- Reproduction et diffusion de documents;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses;
- Préparation des dossiers;
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d’interventions techniques et informatiques nécessaires à l’activité;
Missions ponctuelles:
- Intérim de l’assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale