Assistant-e administratif-ve de responsable d'ets médico-social

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Rémunération indicative Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale Descriptif de l'emploi Avis de vacance interne / externe

Direction Action sociale gérontologique

Assistant-e administratif-ve de responsable d’établissement médico-social
Résidence Autonomie Pierre Semard

Poste à temps complet de catégorie B relevant de la filière administrative
Poste à pourvoir le 1er avril 2025







Le CCAS de la ville de Saint-Martin-d'Hères mène une politique d'action sociale gérontologique en direction des personnes âgées en perte d'autonomie ou dépendantes à domicile, à travers une pluralité de services et d'accompagnements ayant pour objectif de favoriser le maintien d'une vie sociale et le soutien à domicile.

Au sein de la direction action sociale gérontologique, la résidence autonomie Pierre Semard est un établissement médico-social qui accueille des personnes âgées de plus de 60 ans, autonomes ou en perte modérée d’autonomie, 7 jours sur 7. L’établissement compte 70 logements tous identiques, des espaces collectifs et un foyer-restaurant. Il a fait l’objet d’une importante réhabilitation en 2021-2022.
Les personnes y viennent essentiellement pour se sentir en sécurité et renforcer le lien social. La résidence a en effet pour vocation de favoriser le « bien-vieillir » et de prévenir la perte d’autonomie par un accompagnement individuel et collectif. La sécurité est assurée par une présence 24 heures sur 24 et un dispositif interne de télé-alarme.

La résidence autonomie gère également le dispositif de portage des repas pour les personnes âgées de Saint-Martin-d’Hères en lien avec la cuisine centrale.

La direction action sociale gérontologique comprend également des services d’aide et de soins à domicile, un centre de jour et le service développement de la vie sociale, ce dernier service ayant ses locaux au sein de la résidence autonomie. Missions / conditions d'exercice MISSIONS DU POSTE:
Sous l'autorité de la responsable de la Résidence Autonomie et au sein d'une équipe pluridisciplinaire, l'assistant-e administratif-ve de responsable d’établissement médico-social:
• apporte son expertise dans la gestion administrative de la Résidence Autonomie et travaille plus particulièrement en étroite collaboration avec la responsable de la résidence dans le cadre d'une nécessaire continuité de service,
• assure l'accueil des résidents ainsi que le suivi administratif de leurs séjours,
• est l'interlocuteur/trice de proximité privilégié-e des résidents dans le suivi de leurs problématiques de vie quotidienne et à ce titre doit faire preuve d'un sens aigu du relationnel,
• peut intervenir en soutien dans la gestion des foyers restaurants et du portage des repas.


Activités principales
Appui administratif à la responsable de la résidence et veille sur la continuité de service :
• Sur les instances (conseil de vie sociale, commissions d'hébergement, comité des résidents...) : envoyer les convocations, réserver les salles, rédiger des compte-rendus, envoyer des documents, préparer les courriers de réponse,
• Sur les documents réglementaires, rapports, tableaux de bord : élaborer des outils, tenir à jour, produire des données,
• En matière de ressources humaines : assurer en cas de besoin la sollicitation des agences d'intérim, sollicitation des personnes pré-recrutées comme remplaçantes, en lien avec la directrice action sociale gérontologique et les autres responsables de service de la direction en cas d’absence de la responsable.

Référent-e administratif-ve de l'accueil et du suivi des résidents :
• Être le premier interlocuteur des personnes désirant intégrer la Résidence : informer, vérifier les conditions d'éligibilité, donner des rendez-vous, réorienter si besoin,
• Co-animer avec la responsable les réunions d'information et visites collectives de la résidence,
• Suivre la liste d'attente des demandes d'entrée sur Via-Trajectoire en lien avec la responsable,
• Accueillir les personnes effectuant un séjour temporaire et les nouveaux résidents : constitution des dossiers d'entrée, remise des documents réglementaires et du médaillon de télé-alarme, réalisation de l'état des lieux en lien avec l'agent technique,
• Saisir les fiches des résidents dans le logiciel de gestion de la résidence Millésime Seniors,
• Suivre et participer à la rédaction des dossiers administratifs d'urgence et des Projets de Vie Individuels des résidents en lien avec le pôle soin,
• Être à l'écoute des demandes des résidents et des familles et les relayer aux bons interlocuteurs.

Appui administratif à la gestion de l'établissement et des services restauration :
• Élaborer et mettre en page des documents de communication (journal interne, affiches…),
• Être en appui à l’agent de facturation et suivi comptable : soutien à la facturation des loyers et des repas, aide à la tenue de la régie,
• Participer à l’élaboration du budget, le suivre et réaliser des commandes et achats nécessaires au fonctionnement du service en lien avec l’agent de facturation et suivi comptable,
• Classer et archiver des dossiers,
• Assurer le premier accueil en cas d'absence de l'agente d'accueil et prendre le relais si nécessaire sur le dispositif de portage des repas.

Participation à la vie du service :
• Participer aux réunions d'équipe,
• Accueillir des stagiaires,
• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre du projet d'établissement,
• Chaque résident étant équipé d'un médaillon de télé-alarme, l'agent-e peut être amené-e à répondre si nécessaire,
• L'assistant-e administratif-ve de responsable d’établissement médico-social est régisseur-se suppléant-e.
Conditions d'exercice particulières
Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères.
Présence certains jours jusqu'à 18h afin d'assurer le lien avec les gardes de nuit.
Participation ponctuelle à l'organisation d’événements particuliers en week-end ou après 18h.
Organisation des congés permettant la continuité de service public.
Conditions d'accès
Recrutement statutaire (titulaire ou lauréat-e) ou contractuel-le à défaut. Profils recherchés Compétences
Savoirs-faire et qualités
Connaissances
Autonomie et responsabilité
Écoute, disponibilité, empathie, capacité à prendre du recul
Capacité à raisonner dans la globalité
Élaboration d'outils de gestion administrative
Maîtrise rédactionnelle
Rigueur, adaptabilité, polyvalence
Sens de l'organisation
Capacité à identifier et prioriser les urgences
Appétence pour le public âgé
Aisance relationnelle indispensable
Secret professionnel
Sens du travail en équipe
Ouverture d'esprit
Sens du service public
Techniques de conduite d’entretien
Environnement territorial et fonction publique
Dispositifs d'aide aux personnes âgées
Maîtrise indispensable des techniques bureautiques et outils informatiques (traitement de texte, tableur, diaporama, insertion d'images...)