Assistante de direction - h/f, neuilly-sur-seine

Assistante de direction - H/F, Neuilly-sur-Seine

Centre Hospitalier Rives de Seine

Description entreprise :

Situé à la porte de Paris, le Centre Hospitalier Rives de Seine (CHRDS) dessert un bassin de population de 300.000 habitants environ et propose une prise en charge de qualité à tous les âges de la vie. Implanté dans 4 communes des boucles de la Seine (Courbevoie, Neuilly-sur-Seine, Puteaux et Colombes), il est desservi par les transports en commun.

Le CHRDS est un établissement en plein essor et se caractérise par sa qualité des soins, son image dynamique et sa qualité de vie au travail et bénéficie de locaux modernes et fonctionnels. Il regroupe plus de 400 lits et places dans de nombreuses disciplines médicales et médico-techniques. Il comporte 3 sites hospitaliers d’hébergement et de soins ainsi que 2 centres dédiés à l’accueil des enfants de la naissance à 6 ans, accompagnés de leur famille et qui présentent ou risquent de présenter des difficultés de développement.

Par ailleurs, le CHRDS fait également bénéficier ses patients des liens étroits avec les établissements de recours des Hauts-de-Seine et de Paris vers lesquels ils peuvent être orientés si leur santé le nécessite.

Plus de 1000 professionnels médico, soignants, logistiques, techniques et administratifs se relaient 365 jours par an et 24h24, pour accueillir blessés, patients, femmes enceintes, enfants, et visiteurs, etc., dans les conditions les plus adaptés à leurs besoins.

Les maisons de retraite de Neuilly-sur-Seine sont composées de 2 sites avec une capacité d’accueil de 200 places en hébergement permanent répartis sur 2 sites et d’un accueil de jour de 12 places.

* La résidence Roger Teullé a une capacité d’accueil de 120 résidents dont 23 atteints de maladie d’Alzheimer et maladies apparentées ;
* La résidence Soyer a une capacité d’accueil de 80 résidents.

Description du poste :

Assistante de direction auprès du Directeur des EHPADs en direction commune avec le CH Rives de Seine. Vous assurez les missions suivantes :

Gestion administrative et organisationnelle

* Gérer l’agenda du Directeur de Site et organiser ses rendez-vous
* Planifier, coordonner et préparer les instances et réunions : supports, convocations, comptes rendus
* Gérer les courriers, documents administratifs et dossiers relatifs à la direction de site
* Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord (indicateurs, objectifs du site)
* Servir de relais administratif entre la Maison de Retraite et la direction commune du CHRDS

Communication interne et externe

* Être un point de contact privilégié pour les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires externes
* Préparer et diffuser des supports de communication (notes internes, lettres aux familles, affichages)
* Participer à l’accueil et à l’accompagnement des familles dans leurs démarches ou demandes spécifiques
* Contribution à la mise en œuvre des campagnes de sensibilisation ou d’information

Rôle en Ressources Humaines

* Assurer le suivi et le traitement des variables de paie (absences, congés, heures supplémentaires)
* Être le lien opérationnel entre le site et le service RH du CHRDS
* Veiller à la bonne transmission des informations relatives aux salariés : dossiers administratifs, formations, etc

Encadrement des agents d’accueil

* Superviser une équipe de 4 ETP agents d’accueil, en organisant leurs missions et leurs plannings
* Apporter un soutien dans la gestion quotidienne et garantir une continuité en cas d’absence de dernière minute
* Participer à l’amélioration continue du service d’accueil, en assurant des remontées régulières au Directeur de Site

Soutien logistique et financier

* Contribuer à la gestion des commandes et des factures en collaboration avec le service comptable
* Participer au suivi budgétaire local en lien avec le Directeur de Site et la direction commune
* Organiser les aspects logistiques pour les événements spécifiques de la Maison de Retraite

Appui au pilotage

* Participation à l’élaboration des projets de l’EHPAD (projet d’établissement, démarches qualité)
* Assistance pour le suivi des objectifs fixés par le directeur de site et le CHRDS

Profil recherché :

Savoir être

* Qualités relationnelles, d’écoute et de discernement
* Respect du secret professionnel, discrétion
* Maîtriser l’orthographe, l’expression écrite et orale
* Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
* Esprit d’initiative, polyvalence
* Aptitude à travailler en équipe
* Respect des règles institutionnelles

Savoir-faire

* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
* Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
* S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
* Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
* Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
* Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
* Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
* Piloter, animer, communiquer, motiver une équipe
* Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
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