Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction Générale des Services Techniques et de l’Urbanisme, sous l’autorité du Directeur de l’Espace public, Mobilité et Biodiversité, vous serez en charge d’apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Missions / conditions d'exercice Assister l’organisation de la vie professionnelle du Directeur au regard des priorités de son agenda
Suivre des projets et activités de la Direction et des services qui y sont rattachés
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Organiser et planifier des réunions, préparer les dossiers afférents
Rechercher et diffuser les informations
Gérer et suivre le courrier de la
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus et des documents administratifs si besoin
Organiser le classement et l'archivage des dossiers et documents de manière claire et accessible
Participer au roulement de remplacement des secrétariats des directions de la DGST-U
Participer à maintenir un niveau de réponses aux habitants en aidant les secrétariats des services de la direction Profils recherchés Connaissances pré-requises
Contexte et enjeux de la collectivité
Fonctionnement, activités, procédures administratives de la collectivité
Circuits internes et externes de l'information
Instances de décision de la collectivité
Principes rédactionnels des documents administratifs (notes, compte-rendu, arrêtés, délibérations…)
Techniques de base de communication orale / écrite et de secrétariat
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, 6TZEN)
Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Formation et diplômes requis

Titulaire d’un Baccalauréat ou BTS secrétariat
Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitée

Compétences
Savoir analyser les demandes, les traiter et rendre compte
Rechercher, sélectionner, traiter et diffuser une information
Recevoir et appréhender le caractère d'urgence des informations ou messages à transmettre
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Discrétion professionnelle, confidentialité et rigueur exigées
Disponibilité, déontologie et devoir de réserve
Savoir faire preuve d’organisation, de méthode et de polyvalence
Savoir faire preuve de curiosité, d’autonomie et d’esprit d’initiative
Capacité de réactivité et d’adaptation
Bonne maîtrise de l’expression orale / écrite

Conditions d’exercice
36h40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
Télétravail possible (modalités à définir)

Les avantages collectifs à la ville de Fontenay-sous-Bois
La participation à la mutuelle / complémentaire santé et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire
La participation aux frais de transport collectif
Accès à une restauration collective
Accès à un parking sécurisé
Une offre variée du comité des œuvres sociales (loisirs, action sociale...)

=> Poste ouvert aux titulaires du grade d’agent de Rédacteur et aux contractuels.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle de 998 € brut au prorata de la date d'arrivée et du temps travaillé.
La ville est desservie par les RER A et E.

Adressez votre candidature (lettre de motivation + CV) à : Monsieur Le Maire par mail à l’adresse suivante :