Assistant administratif et d'accueil (h/f)

DESCRIPTION :

DESCOURS SAS est une entreprise familiale située dans les montagnes ardéchoises à St-Barthélémy-le-Meil, fondée il y a plus de 30 ans par M. Roger DESCOURS actuel président.

L'entreprise compte plus de 150 salariés, avec des filiales au Maroc, en Serbie et des bureaux de représentation en Amérique du Nord, du Sud et en Europe de l'Est. DESCOURS SAS est une référence mondiale en matière de production et de distribution de fruits surgelés. Ces fruits surgelés sont à destination majoritairement de clients de l'industrie et de la distribution (GMS, RHF). Les fruits proviennent de plus de 45 pays et son vendus dans plus de 20 pays, après avoir suivi un processus de sélection et validation rigoureux en amont et tout au long du circuit de distribution. La qualité et la réactivité sont les maîtres mots chez DESCOURS SAS.

Dans le cadre d'un renfort d'équipe, DESCOURS SAS recherche une personne en CDD de 6 mois pour prendre en charge le poste d'assistant administratif et d'accueil dans ses bureaux situés à St Barthélémy le Meil.

RESPONSABILITE DU PROFIL RECHERCHE :

- Réception des visiteurs et assurer le standard téléphonique.
- Vérification et règlements des factures (virements ou chèques).
- Rédaction du courrier.
- Envoi du courrier.
- Gestion administrative des clients, des fournisseurs et des prestataires de services.

ACTIVITES :

- Réceptionner les appels téléphoniques, prendre les messages et orienter les correspondants vers la personne ou le service demandé.
- Accueillir et prendre en charge les visiteurs.
- Veiller à ce que la zone d'accueil présente toujours un aspect correct.
- Etablir les règlements des factures, transférer les ordres bancaires validés par le DAF ou le PDG, et informer les bénéficiaires.
- Réceptionner le courrier, les colis après avoir vérifier les bons de livraison.
- Vérifier les factures et classer les documents.
- Rédiger divers courriers, traduire des documents anglais en français et inversement.
- Procéder aux formalités d'envoi du courrier.
- Vérifier et récapituler mensuellement les stocks.
- Commander les produits d'entretien des bureaux.
- Gérer l'administratif de la campagne de châtaignes : suivi des entrées, envoi des BL aux producteurs, vérification des certificats BIO, contrats AOP, règlements.
- Suivi administratif et financier des différents litiges clients et fournisseurs
- Suivi des dossiers de subventions
- Participer à la labellisation RSE et à la Food Culture.
- Participer au plan d'action à la suite du bilan carbone

COMPETENCES ATTENDUES
- Programme interne à l'entreprise : NAXOS
- Logiciels : Word (traitement de texte), tableur Excel, Power Point
- Anglais

PRISE DE POSTE
Date : dès que possible
Lieu : poste basé au siège à St-Barthélémy-le-Meil (07160) : pour venir la possession d'un véhicule est nécessaire (pas de transport en commun).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de produits surgelés

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.