Assistant(e) de direction

Au sein de la direction de la qualité des comptes, l’agent est chargé du secrétariat de la direction.

Le poste est à temps complet et est basé à Aiacciu.

Réceptionner, traiter et diffuser les informations

Réaliser les travaux de bureautique

Suivre les projets et activités du service

Participer et organiser les réunions

Organiser la vie professionnelle du directeur

Trier, classer et archiver les documents

• Réceptionner des informations (courriels, appels téléphoniques, supports papiers).

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services.

• Gérer le standard : réception des appels, prise de message, orientation des appels vers les différents services.

• Comprendre les informations et éventuellement les reformuler par écrit.

• Diffuser les informations en fonction de leur nature et des procédures internes du service, de la Collectivité.

• Utiliser l'outil informatique.

• Mettre en forme tous types de courriers, de documents.

• Saisir des documents de formes et de contenus divers.

• Photocopier et assembler des documents.

• Préparer des dossiers, des documents pour le directeur.

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

• S’assurer du respect des procédures internes du service et relancer si nécessaire.

• Réceptionner les éléments d’informations de suivi de l’activité.

• Vérifier la validité des informations transmises.

• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

• Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings à jour, etc…)

• Prendre des notes lors des réunions

• Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux, relevés de conclusions

• Transmettre les comptes rendus, procès-verbaux, relevés de conclusions

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur

• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

• Organiser les déplacements.

• Trier, classer et archiver des documents

• Anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage

• Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents

Connaissances de l’environnement institutionnel

Connaissances des services de la Collectivité de Corse

Maîtrise des logiciels financiers

Bonne connaissance de la M57

Utilisation des outils bureautiques

Capacité à travailler en équipe

Respect des délais impartis

Grande capacité d’autonomie

Rigueur et organisation dans le travail

Sens de la communication, aisance relationnelle

Forte exigence de confidentialité

Travail de bureau

Horaires réguliers (hors pics d'activité)

Autonomie dans l’organisation du travail

Missions définies et suivies par le directeur.