La Communauté d’Agglomération
Pornic agglo Pays de Retz
recrute
UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
Cadre d’emploi des adjoints administratifs territorial – catégorie C
La Communauté d’Agglomération Pornic Agglo Pays de Retz qui regroupe 15 communes, dont 6 communes littorales, et compte près de 65 000 habitants. Le territoire de l’agglomération bénéficie d’une réelle dynamique démographique, profitant d’une double attractivité (littoral et proximité Métropole Nantes/Saint-Nazaire).
Dynamique et pragmatique, Pornic agglo Pays de Retz se distingue par son engagement dans de grands projets structurants. L’environnement, la gestion de l’eau, la mobilité et le développement économique sont autant de domaines dans lesquels l’agglomération se mobilise activement.
Vous intégrerez l’équipe du service CLIC (Centre Local d’Information et de Coordination). Composée de 9 personnes et sous l’autorité hiérarchique du responsable du service CLIC, elle représente l’image de la Collectivité auprès des usagers, avec une spécificité sur l’accueil du public âgé et en situation de handicap. Vous accompagnerez les premières demandes sur le plan administratif, apporterez les premiers renseignements, identifierez et qualifierez la demande sociale et orienterez le public vers les services ou les professionnels concernés.
Si vous souhaitez développer vos compétences dans un environnement convivial et donner du sens à vos missions, rejoignez-nous !
Sous l’autorité hiérarchique du responsable de service du CLIC, en lien avec les 6 coordonnatrices, vos missions seront les suivantes :
1. L’accueil et renseignement du public
• Accueil du public : accueil physique et téléphonique. Il s’agit d’effectuer un accueil personnalisé permettant d’identifier et de qualifier la demande, d’apporter les premiers renseignements et d’orienter éventuellement auprès des coordinatrices ou des services de proximité.
• Orienter vers les services ou organismes du territoire : donner au public les références d’un service compétent en donnant les coordonnées de l’interlocuteur.
• Transmission/Information dans les démarches administratives avec éventuellement la prise de rendez-vous au service, à domicile ou par téléphone.
• Suivi administratif des dossiers PAP CARSAT, CMCAS et FPE (hors évaluation des besoins), des bordereaux de traitements et APA.
• Mettre à jour une base de données informatisées et complète sur les services et les prestations (base de données gérontologiques locales en lien avec les institutions référentes).
• E-séance : compte rendu à transmettre aux élus.
• Gestion du répondeur (messages vocaux et diffusion de messages)
2. Le secrétariat
• Prise de rendez-vous et suivi de la planification des réunions, de l’agenda du service et de la boîte mail générale du CLIC.
• Réalisation de travaux de bureautique (gestion des courriers, compte rendu de cellule de coordination et de points d’équipe, tri, classement et archivage des documents...)
• Création et mise à jour des dossiers dans le logiciel LOGICLIC et dans le dossier papier des usagers ainsi que du tableau PH.
• Organisation de la base documentaire (recensement, centralisation et organisation des données locales, mise à jour des outils de communication, guide, carte de visite, etc.).
3. Communication
• Veille sur la page CLIC du site Internet (transmission d’information pour mise à jour)
• Participation aux actions collectives développées par le CLIC ou certains de ses partenaires.
• Expérience similaire souhaitée d'un minimum de cinq ans sur un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale.
• Excellentes connaissance des retraités et des personnes âgées.
• Sens de l’organisation
• Ecoute, diplomatie
• Rigueur, constance et disponibilité
• Travail d’équipe
• Capacités d’initiative et qualité rédactionnelle
• Capacités affirmées en communication et en médiation.
• Facultés d’adaptation, dynamisme, disponibilité.
• Garant de l’image du service public.
• Contact direct et permanent avec le public
• Relations fréquentes avec l’ensemble des services de la collectivité (communication, finances, RH, …)
• Relations permanentes avec le responsable du service.
• Echanges réguliers d’informations avec les autres intervenants sociaux du territoire
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