Assistant de direction (h/f)

Assistant de direction (H/F)

Missions

Assister le directeur dans l’exercice de ses missions

Assurer la prise en charge des arrêtés régionaux

Activités
-Contribuer à gérer l'agenda du Directeur
-Préparer les réunions
-Réceptionner, traiter et enregistrer le courrier départ et arrivée de la Direction
-Suivre le tableau des congés des agents de la Direction
-Contribuer à la gestion de la messagerie du directeur
-Trier, classer et archiver les documents
-Assister le Directeur dans la diffusion des pièces nécessaires à l'évaluation des agents, et à l'évolution annuelle du régime indemnitaire,
-Accueillir et renseigner les personnes ou agents qui s'adressent à la DAAJ
-Recevoir et répondre aux appels téléphoniques destinés au Directeur et

à la direction
-Mettre en forme les courriers, les notes, les tableaux
-Assurer le suivi sur Elise (transmission des courriers dans la direction ou redistribution vers les directions concernées)
-Mettre à jour sur intranet les informations relatives à l'organigramme de la Direction
-Collecter et transmettre à la DGA les indicateurs d’activités
-Participer au déploiement du module « arrétés » de Posactes
-Accompagner les services producteurs d’arrétés dans l’appropriation de l’outil Arrétés-Posactes
-Rédiger les arrêtés portant organisation des services et de délégation de signature au sein des services
-Rédiger les arrétés de déport FPT (emplois fonctionnels et Cabinet)
-Corriger et mettre en forme les arrêtés proposés par les autres directions et les mettre à la signature du Président
-Numéroter et transmettre les arrêtés au service concerné pour notification, les transmettre en Préfecture le cas échéant et les publier
- Assurer le bon suivi des arrêtés

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs théoriques complémentaires

Maitrise de l’environnement institutionnel

Qualités rédactionnelles

Savoir faire

Organiser son travail et ses dossiers

Organiser et planifier pour des tiers

Maitriser les outils bureautiques

Savoir être

Anticipation

Réactivité

Confidentialité

Esprit d'initiative

Faire preuve de méthode, d'organisation

Rigueur et implication

FORMATIONS ET DIPLÔMES :

Bac à bac + 3 - avec des connaissances juridiques