Office manager f/h

Vous aimez relever des défis variés et jouer un rôle clé dans le succès d'un projet innovant ? Le Bâtiment 78, 25 000 m2, lieu emblématique de Rennes Métropole dédié à l'accueil de startups et d'entreprises engagées dans la réindustrialisation décarbonée, recherche son tout premier Office Manager F/H Office manager F/H Lieu : Bâtiment 78, rue Pierre et Marie Curie, 35131 Chartres-de-Bretagne Type de contrat : Temps plein, CDI Résumé du Poste En tant qu’office manager F/H, vous êtes responsable de la gestion quotidienne et de l'organisation efficace du site, en assurant un environnement de travail optimal pour les start-ups, entreprises et partenaires résidents. Vous jouez un rôle clé dans la coordination des services, l'accueil des visiteurs et la gestion des espaces, tout en contribuant à l'animation de la communauté du site. Missions Principales Accueil et gestion administrative : Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et résidents Gérer le courrier entrant et sortant Administrer l'agenda du site et des espaces communs Réceptionner, trier et rediriger les mails et demandes entrantes Facilitation des arrivées et intégrations : Gérer les packs de bienvenue pour accueillir les nouveaux résidents Gérer la facturation mensuelle des résidents et des services Assurer le suivi des paiements et effectuer les relances nécessaires Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires externes Participer à l'élaboration et au suivi du budget du site, en collaboration avec le référent accompagnement et la direction Maintenir à jour les dossiers administratifs des résidents et des partenaires Gestion et optimisation des infrastructures et services mutualisés : Accompagner les résidents dans l’utilisation des infrastructures et/ou services partagés Gérer les demandes liées aux équipements et services mutualisés Être le garant de la bonne application du règlement intérieur Assurer le suivi et la maintenance des espaces communs (premier niveau d’intervention) Coordonner les interventions des prestataires pour l’entretien et les réparations Gestion des espaces et des contrats de location : Centraliser et traiter les demandes de visites et de location Gérer l'occupation et l'attribution des espaces en veillant à leur optimisation Préparer et suivre les contrats de location et les états des lieux Support opérationnel aux événements : Contribuer à l'organisation logistique des événements sur le site puis assurer le suivi post-événement (retours, facturations, etc.) Coordonner les événements avec les prestataires externes, assister à leurs mises en place et leur bon déroulement Le soutien événementiel peut engendrer des horaires en soirée occasionnellement et très exceptionnellement le week-end. Communication interne : Relayer les informations importantes auprès des résidents : calendrier des évènements internes, bulletin d’information, … Animer les canaux de communication interne (écran d’accueil, panneaux affichage, signalétique, intranet, newsletter, etc.) Coordination des interventions techniques : Identifier les besoins d'intervention technique sur le site puis déclencher ces interventions en lien avec la Direction du site ️ Compétences et Qualifications Bac2 minimum en gestion, administration ou domaine équivalent Expérience significative en gestion administrative ou en tant qu'Office Manager, idéalement dans un environnement entrepreneurial ou industriel. Excellentes compétences organisationnelles et relationnelles, avec une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Autonomie, proactivité et sens de l'initiative. Maîtrise des outils bureautiques et des technologies de communication modernes. Rémunération Rémunération brute annuelle : 25/35 k€ sur 12 mois