Assistant (e) administratif du r.s.t/administratif scolaire

A la suite du départ à la retraite d'un agent, la municipalité a souhaité réorganiser ses missions.

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable des Services Techniques, vous serez l'assistant(e) du RST et serez en charge des affaires scolaires.

1. SCOLAIRE

• Suivi des effectifs

• Inscriptions écoles primaires et élémentaires

• Dérogations scolaires

• Echanges avec les Directrices des écoles maternelles et primaires

• Gestion du service minimum de l'accueil des enfants en cas de grève éducation nationale

• Divers : Elaboration de courriers, notes, tableaux…

GESTION ADMINISTRATIVE DE LA CANTINE

• Etat des effectifs et inscriptions des enfants en début d’année scolaire

• Gestion des effectifs journaliers et des commandes de repas

• Gestion du logiciel ARG-Famille et facturation (cantine, portage des repas)

• Relations directes avec le prestataire en charge de la livraison des repas

REGISSEUR CANTINE, REPAS DES SENIORS

Effectue des opérations d'encaissement de recettes, pour le compte du comptable assignataire. Encaisse des recettes dès que le service a été rendu afin d'abonder rapidement la trésorerie de la collectivité.

• Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité

• Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public

• Gestion des impayés

• Tenue comptable de la régie de recettes

Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

TRAVERSÉE DES ÉCOLES :

8h15 - 8h35 (mairie) ; 16h20 - 16h45 (CD73)

2. ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF

• Accueil physique des administrés ou autres demandeurs (entreprises, concessionnaires, usagers) ;

• Accueil et traitement de toutes les demandes téléphoniques concernant les services techniques (prise de messages, informations aux administrés, orientation vers l’interlocuteur concerné, …) ;

• Gestion du courrier départ et arrivée en lien avec le service (papier ou dématérialisé) : Rédaction des courriers à soumettre à la signature de Mme le Maire en réponse aux administrés et aux partenaires institutionnels sur des problématiques de voirie, de bâtiments et tous sujets intéressant de près ou de loin les services techniques ;

• Rédaction de divers documents administratifs (comptes-rendus…) en lien avec le R.S.T ;

• Participation à la gestion de l’agenda électronique du RST (prise de RV, modifications/annulations ;

• Archivage papier et informatique ;

• Suivi et traitement des sinistres, déclarations et suivi assurance (bâtiments communaux, mobilier urbain et véhicules)

• Etablissement et suivi des arrêtés de permission de voirie

• Signal réseaux et gestion des demandes de DICT des entreprises concernant tous les réseaux gérés par la ville (ex : éclairage public, eaux pluviales) : rédaction du récépissé, mise à la signature du RST et de l’autorité, transmission dématérialisée vers le demandeur,

• Gestion des bons de commande (demande de devis, rédaction des bons de commande (BDC), transmission pour visa selon la chaine de validation à convenir) ;

• Petites mises en concurrence sur des achats réguliers (petit matériel, fourniture et accessoires techniques) ;

• Suivi des marchés à bons de commande et/ou accord cadre (tableau de suivi des BDC)

• Suivi du parc automobile (interventions, tableau récap par véhicule, …) et carte essence (consommations, cartes à renouveler, à demander) ;

• Gestion et suivi des accès aux bâtiments (clés, badges… )

• Suivi des rapports de contrôle des bâtiments communaux et des interventions correctives induites en lien avec le RST ;

• Classement général (informatique et papier au sein des Services Techniques (armoires du RST, classement par domaine métiers et/ou par activité, archivage) ;

• Classement documentation technique (publications, reformes, nouveautés, …) ;

• Gestion des produits d’entretien ;

COMPETENCES REQUISES :

SAVOIRS :

• Secrétariat administratif/technique,

• Notion de comptabilité publique,

• Outils informatiques,

• Environnement juridique des collectivités territoriales,

• Activités

• Vocabulaire et procédures techniques (Réseaux et Infrastructures)

SAVOIR-FAIRE :

• Organisation et méthode

• Sens du travail en équipe

• Aptitudes rédactionnelles

• Connaissance du territoire communal

SAVOIR-ETRE :

• Aptitude à la communication

• Discrétion

• Autonomie et prise d’initiative

• Réactif

• Savoir faire preuve de diplomatie

• Loyauté