Assistante de direction générale h/f

Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle !

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Et si le prochain talent c'était vous ?

L'assistant(e) de direction générale est en charge d'organiser et assister la Directrice Générale Adjointe Développement Durable et Attractivité du Département en termes de secrétariat de direction, de planification, de suivi, de coordination des réunions, de production des services et d'étapes de validation. Son rôle est aussi d'organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction Générale Adjointe. Etre le relai entre les agents, les directions et la Directrice Générale Adjointe.

Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale Adjointe Développement Durable et Attractivité du Département, il s'agit, dans les domaines cités ci-après, de :

Secrétariat de la Direction Générale Adjointe :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous, et intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, et transmission des messages associés à la direction
- Mise en forme et rédaction de courriers, notes ou tout document émis par la DGA (respect charte graphique, syntaxe, orthographe) et veille des circuits parapheurs
- Préparer les réunions, les supports et éléments de réunion, prendre des notes, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion, et respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Rédiger les ordres du jour des CODIR en concertation avec la DGA et récupération des éléments de dossier
- Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité, et accompagner les services dans la définition de leurs besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Organiser les déplacements, gestion administrative de la DGA, classement, archivage
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités de la Direction

Assistance de la Directrice Générale :
- Assurer le suivi des demandes de notes pour le Cabinet du Président et des élus du Conseil départemental, avec respect des délais
- Traiter le courrier entrant via le logiciel de gestion de courrier MEM et en assurer le suivi
- Récupération des éléments relatifs aux 5 commissions
- Vérification des ordres du jour et des fiches bureaux correspondantes, concaténer au besoin, et diffusion aux services
- Contribuer à la diffusion des procédures administratives auprès des assistantes des directions et instructrices de dossiers
- Suivi et relecture des courriers et des notes transmis par les directions (assurer le lien avec les services en cas de corrections et/ou compléments)
- Assurer la relecture et conformité des parapheurs provenant des Directions
- Suivi des courriers électroniques (arrivée / traitement / classement)

Missions particulières :
- Assurer les missions de Correspondante Ressources Humaines
- Gestion de quelques dossiers en propre pour le compte de la DGA
- Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
- Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
- Possibilité de télétravail
- Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50? (participation à hauteur de 4,50? par la collectivité)
- Comité des ?uvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
- Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
- Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

De formation initiale en secrétariat ou assistant manager, nous recherchons une personne ayant une expérience avérée en assistanat de direction au sein de collectivités territoriales, et justifiant d'une excellente connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement d'une collectivité territoriale. Vous justifiez également d'une maitrise de l'ensemble des outils informatiques (Pack Office, logiciels métiers).

Ce poste requiert disponibilité, organisation et réactivité.

Vous avez une réelle capacité d'organisation et de priorisation dans vos missions ? Vous avez le sens du service et de loyauté ? Vous avez envie de vous investir au sein d'une collectivité dynamique ?

Alors ce poste est fait pour vous et nous attendons votre candidature !