Un.e assistant.e de direction au sein de la direction des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi LA COMMUNE D’OLORON SAINTE-MARIE
10 854 habitants / Chef-lieu de canton / Sous-Préfecture
Ville Centre de la Communauté de Communes du Haut-Béarn (48 communes) / 174 agents (Département des Pyrénées-Atlantiques)

RECRUTE
Un-e Assistant-e de direction
au sein de la Direction des Services Techniques

Cadre C de la Fonction Publique Territoriale ou Contractuel-le à temps complet
Cadre d’emploi des Adjoints administratifs Missions / conditions d'exercice Placé-e sous l’autorité du Directeur des Services Techniques, dans le cadre d’un travail en binôme, vous êtes chargé-e des missions suivantes :

-Assister le directeur des services techniques et les responsables de services : gestion de l’agenda et des rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, rédaction d’actes administratifs (arrêtés, délibérations, conventions), traitement du courrier entrant et sortant, tableaux de suivi de l’activité, organisation et planification de réunions,

-Assister le service urbanisme : enregistrement et suivi des déclarations d’intention d’aliéner et des PC, planification de rendez-vous administrés, suivi administratif des demandes (notaires, huissiers, arrêtés d’alignement…),

-Suivre les dossiers ERP : réception et vérification des dossiers, consultations des partenaires, convocations des membres (élus, exploitants),

-Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes, mise en forme de tous types de documents (courriers, rapports, convocations, tableaux, compte-rendus),

-Organiser le classement et l’archivage des dossiers,

-Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Profils recherchés -Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée
-Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs
-Connaissance des principes rédactionnels de notes de synthèse et de compte-rendus
-Connaissance des techniques de classement et d'archivage
-Connaissance d’outils de planification et de suivi (tableaux de bord)
-Avoir un très bon niveau d'orthographe et de grammaire
-Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique (Messagerie, Word, Excel…)
-Savoir travailler avec initiative et autonomie
-Faire preuve de rigueur et de méthode
-Savoir gérer l'urgence et respecter les échéances
-Maîtrise des techniques de communication
-Savoir s'adapter à la diversité des tâches
-Rigueur et fiabilité
-Sens du service public
-Sens du travail en équipe
-Discrétion et devoir de réserve

Poste ouvert aux fonctionnaires et lauréats de concours, à défaut aux agents contractuels, conformément à la loi n° 84-53 du 26 Janvier 1984.