Assistant(e) de direction h/f cdi

Comexposium est l’un des leaders mondiaux de l’organisation d’événements et de l’animation de communautés autour de leur business et de leurs passions. Le Groupe organise plus de 150 événements professionnels et grand public, couvrant plus de 10 secteurs d’activité, et met en relation 48 000 exposants et 3,5 millions de visiteurs 365 jours par an. Créateur d’expériences et de rencontres entre les individus, Comexposium permet, grâce à ses événements (SIAL, All4Pack, Paris Retail Week, One to One, Foire de Paris, Rétromobile...) et aux contenus associés, à ses communautés d’être connectées toute l’année via des leviers omnicanaux efficaces et ciblés. Comexposium regroupe près de 1100 collaborateurs au sein de l’ensemble de ses filiales dans plus de 23 pays.

Nous recherchons dans le cadre d'une opportunité en CDI, un(e) Office Manager H/F : une combinaison d’un(e) assistant(e) de direction et d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou Achats.

Sous l’autorité du Directeur des Opérations & Achats Groupe, un(e) Office Manager H/F apportera une aide permanente plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :

Vos missions seront les suivantes (liste non exhaustive) :

Gestion de l’assistanat du directeur des opérations & achats (DOPA)

La mission essentielle est d’assister le directeur, il est en charge de toutes les opérations administratives & Achats:

- Traiter le courrier

- Mailing

- Organiser l’agenda et les réunions, (CODIR)

- Préparer les commandes de fournitures de bureau… (Gestion des bons de commande et suivi des factures)

- Organiser, gérer et effectuer le travail administratif des différents services.

- Assiste sur les achats

Transmission des informations

1. Gérer les appels téléphoniques, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel.
2. Rédiger des synthèses/ comptes rendus des réunions et des reportings. Il élabore et présente également des rapports

Gestion

3. Prendre en charge la gestion du budget avec le Directeur, c’est-à-dire l’élaboration et le suivi.
4. Gestion de la comptabilité (notamment les Notes de frais).
5. Planifier et veiller à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets avec l’équipe.

Communication interne et externe en gérant les flux d’informations

- Assurer la communication entre le directeur et ses différents interlocuteurs internes (différents services de l’entreprise, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise).

- Gérer la communication externe. Etre en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux…

Déplacement sur les salons sont à prévoir.

PROFIL

Issu(e) d'une formation Bac + 2, vous justifiez d'une expérience réussie de 5 ans en assistanat de direction générale &/ ou Office Manager

Vous êtes à l'aise sur les outils bureautiques et le Pack Office.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de confidentialité, ambitieuse, enthousiaste et avec une forte capacité d’adaptation.

Capacité à gérer des projets transverses avec force de proposition et de conviction et autonomie

Réelle appétence pour la communication et l’événementiel.

Chez Comexposium, nous sommes convaincus que la diversité est essentielle pour bâtir un monde plus ouvert et plus responsable, et qu’elle est la clé d’une entreprise créative et innovante. Nos offres sont ouvertes à toutes et à tous ; nous nous efforçons ainsi de mener des recrutements inclusifs afin de renforcer notre équipe par une pluralité de talents. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.