Assistant.e de direction

UGECAM BOURGOGNE FRANCHE-COMTE

Rejoindre l'UGECAM Bourgogne Franche Comté c'est saisir l'opportunité de développer et de construire son parcours professionnel au sein de l'écosystème de la Sécurité sociale.

Soigner, rééduquer, réinsérer : la santé sans préjugés : tel est notre engagement.

L'UGECAM Bourgogne France Comté c'est près de 800 collaborateurs qui s'engagent quotidiennement pour accompagner et protéger la santé des patients et des résidents dans nos établissements sanitaires et médico-sociaux (ESMS) en région Bourgogne Franche comté.

Pour l'un de ses établissements situés à Fontaine les Dijon l'UGECAM recrute un.e assistant.e de direction (h/f).

La Maison Belfontaine a été créée en 1990, à l'initiative de M. Paul RICHOND, alors président de la Caisse Régionale d'Assurance Maladie Bourgogne Franche Comté.

Elle est gérée depuis le 1er janvier 2010 par l'UGECAM Bourgogne Franche Comté (Union de Gestion des Établissements des Caisses d'Assurance Maladie).

Établissement d'Hébergement de Personnes Âgées Dépendantes depuis 2004, Belfontaine accueille 80 résidents en hébergement permanent et propose 10 places en hébergement temporaire.

Description du poste

Tâches administratives
- Répondre aux demandes et sollicitations des familles
- Suivre l'agenda de la Direction avec prise de rendez-vous et envoi des invitations
- Mettre à jour mes registres « entrées et sorties »
- Rédiger les notes de service, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus
- Mettre à jour le tableau de suivi des réclamations
- Planifier les réunions annuelles du CODIR
- Planifier les réunions annuelles du COPIL Qualité et du Conseil de la Vie Sociale
- Réserver les salles et effectuer les convocations pour le COPIL Qualité et le Conseil de la Vie Sociale
- Effectuer le classement et l'archivage des différents documents administratifs

Admissions
- Etablir les habilitations via-trajectoire
- Suivre les dossiers sur via-trajectoire
- Suivre le nombre de résidents pour anticiper les futures entrées
- Préparer les dossiers éventuels pour les futures admissions pour le CODIR
- Organiser les pré-admissions
- Remettre les dossiers d'entrée - à constituer en amont
- Informer les équipes
- Saisir les éléments sur Netfactu

Facturation
- Saisir les éléments relatifs aux dépenses de sécurité sociale rattachées au budget soins
- Etablir la facturation des frais de séjour (Payant, Aide sociale, APA hors département)
- Effectuer les courriers aux notaires pour les décès
- Effectuer la révision annuelle du GIR
- Mettre à jour les tarifs selon le nouvel arrêté tarifaire
- Effectuer le suivi comptable
- Renseigner le tableau d'activité pour le contrôle de gestion
- Suivre les impayés et faire les relances
- Etablir les attestations fiscales annuelles

Régie
- Effectuer les états de régie mensuels
- Compter la caisse chaque fin de mois
- Suivre l'argent de poche pour les résidents

PAP Contrôle de gestion - Commissaires aux comptes
- Fournir les fichiers résidents et les fichiers de facturation
- Déposer les éléments justificatifs
- Contrôler un autre établissement

Profil recherché

Vos compétences
- Faire preuve de disponibilité et rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition
- Savoir travailler en équipe
- Connaître les règles de facturation en EHPAD
- Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Connaître et appliquer les règles de classement et de l'archivage
- Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité
- Évaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances
- Être un bon communiquant : transmettre et coordonner les informations

La connaissance et maîtrise du logiciel Netsoins serait un plus.

Votre formation
- BTS Support à l'Action Managériale
- Expérience dans le secrétariat

Informations complémentaires

Affectation : Équipe administrative

Horaire hebdomadaire (temps plein / temps partiel) : 36 heures (temps plein)

Date de prise de poste : 7 avril 2025

Rejoindre L'UGECAM BFC, c'est aussi bénéficier de :
- Avoir une rémunération sur 14 mois + une prime d'intéressement
- Titres restaurant / restaurant d'entreprise
- Prise en charge des frais de transports + forfait mobilité durable
- Prime de crèche/ assistante maternelle
- Congés supplémentaire (enfant malade…)
- Avantages CSE pour vous et vos ayants droits (chèques vacances, enveloppe bien être et sport, enveloppe culture…)

Dans le cadre de sa politique diversité, l'UGECAM Bourgogne-Franche-Comté étudie à compétences égales toutes candidatures.

L'UGECAM BFC est une entreprise handi-accuillante.

Contact

CV, Lettre de motivation et questions à adresser à :

LOUIZI Youssef - Directeur de l'établissement

youssef.louizi@ugecam.assurance-maladie.fr

Les avantages liés au poste

Couverture santé, épargne et prévoyance, télétravail, congés, horaires, formation... Découvrez tout ce que propose la Sécurité sociale à ses salariés !

Découvrez nos avantages