TotalEnergies est une entreprise mondiale multi-énergies qui produit et commercialise des énergies : pétrole et biocarburants, gaz naturel et gaz verts, énergies renouvelables et électricité. Nos collaborateurs s’engagent pour une énergie toujours plus abordable, plus propre, plus fiable et accessible au plus grand nombre.
Activités
Gestion des agendas :
➢ Gestion de l’agenda du DG
➢ Planification de ses réunions (Comités de Direction TotalEnergies Electricité et Gaz France, réunions one-toone, Business Reviews, Copils, réunions diverses…) et des réunions des N-1 auxquelles il participe
➢ Prises de RDV
➢ Gestion des conflits d’agenda
➢ Reconfirmation des RDV avec les visiteurs externes la veille
➢ Accueil des visiteurs, attribution de places de places de parking
Gestion des déplacements :
➢ Réservation de billets de train, avion, voiture de location pour la Direction Générale
➢ Réservation de taxi, hôtels pour la Direction Générale
➢ Feuilles de route récapitulatives
Traitement du courrier entrant (suivi et dispatching) :
➢ Récupérer le courrier de la DG chaque matin, l’ouvrir et enregistrer les RAR dans un tableau
➢ Faire des scans de certains courriers
➢ Le dispatcher
Traitement du courrier sortant :
➢ Mise en page de courriers
➢ Scan et archivage
➢ Mise au départ courrier
Mise à la signature :
➢ Centralisation des documents à mettre en signature, les relire et les mettre en page
➢ Paraphe + tampon + mise à la signature
➢ Redispatching après signature
Notes de frais :
➢ Préparer les notes de frais de la Direction Générale
Séminaires et réunion de la filiale :
➢ Soutien dans l’organisation des séminaires du CODIR
➢ Organisation des diners et journées pendant lesquelles le CDIP visite la filiale
Préparer les dossiers et imprimer des documents pour des réunions internes et externes
Divers :
➢ Support au membres du CODIR lors de missions ponctuelles : création d’IGG pour les prestataires, organisation de petits-déjeuners ou pots de fin de journée pour les équipes du CODIR, et toutes les demandes qui émanent du CODIR
Contexte et environnement
La mission est basée à Paris 15ème.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.