Au sein de la Direction Administrative et Juridique et sous l’autorité du Responsable du service Actions Foncières et Urbanisme, vous êtes chargé.e d’assister les gestionnaires urbanisme et foncier dans la réalisation des activités, en particulier pour la gestion de leur temps, du courrier, pour la transmission et le suivi d’informations et la réalisation de certaines tâches administratives.
Vous participez également à la gestion des dossiers urbanisme et fonciers.
1. Gestion du courrier, factures :
- rédiger des courriers pour les gestionnaires, assurer la frappe et la mise en forme du courrier et tous documents administratifs, enregistrer et orienter le courrier départ/arrivée.
- établir les bons de commandes et traiter les factures (rattachement)
2. Coordination des activités :
- transmettre les demandes extérieures vers les services (CCCT, surfaces plancher, certificats administratifs…) et élaborer tous documents administratifs nécessaires (CCCT, certificats administratifs, mise en forme des notes…) y compris montage des dossiers,
- assurer le suivi des réponses et du traitement des demandes de plans et autres documents liés à l’activité urbanisme et foncier,
- transmettre des informations ou demander des renseignements auprès des autres services, communes, intervenants extérieurs, gestion des estimations domaniales
3. Gestion documentaire : archiver et classer les dossiers de l’AFU, gérer la documentation
4. Gestion de processus supports :
- informer les agents et les autres services et leur transmettre toutes les informations nécessaires à l’instruction de leur demande (plans, certificats administratifs, matrices cadastrales),
- rechercher et collecter auprès des géomètres, centre des impôts fonciers et services urbanisme des collectivités toutes les informations nécessaires à l’instruction du dossier pris en charge et établir tous les contacts internes et externes nécessaires
5. Reporting :
- mettre à jour les tableaux de bord concernant l’activité urbanisme et foncière et les indicateurs de résultat et d'avancement (tableaux de bord facturation, marchés, ZAC, estimations domaniales, cessions, servitudes, baux, estimations)
6. Gestion du personnel :
- établir et suivre les plannings des absences/présences (suivi des congés),
- gestion des moyens matériels, gérer les stocks de fournitures et petits matériels du service,
- gestion des agendas et des réunions, organiser des rendez-vous et gérer l’agenda des gestionnaires
- Compétences pratiques :
Règles et procédure de l’urbanisme et des enquêtes publiques à respecter
Utilisation des logiciels : suite office, SIG, CIRIL finances, Dotelec, Onedrive, SharePoint
- Savoirs agir :
Diplomatie
Amabilité et caractère avenant
Facilité de contact et aisance relationnelle
Capacité d'adaptation et souplesse d'esprit
Capacité à accepter la hiérarchie
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