Adjoint administratif (h/f)

DEFINITION DU POSTE :
-Recevoir, informer et conseiller les professionnels de l'EHPAD
- Réaliser les activités de gestion des ressources humaines dans le respect des règles et procédures définies

ACTIVITES PRINCIPALES :
-Conseil et information aux agents (carrière, statut, rémunération, formation, recrutement, mobilité, mutuelle MNH et œuvres sociales CGOS .)
-Contrôle de l'application de la réglementation et des règles propres à l'établissement
- Rédaction de courriers relatifs aux ressources humaines
- Préparation et classement des décisions individuelles ou collectives
-Secrétariat lié au recrutement (diffusion et suivi des offres, construction du dossier de l'agent, rencontre avec l'agent, rédaction des contrats de travail et avenants, notification DUERP, remise des fiches de poste)
-Paie et déclarations sociales et fiscales mensuelles et annuelles
-Suivi et gestion de la carrière des agents (préparation des tableaux des commissions administratives paritaires et des fiches individuelles des agents, secrétariat des CAPL : convocation et compte rendu)
-Suivi des temps de travail (temps partiel, compte épargne-temps) et de l'absentéisme : congé de maladie ordinaire (saisie des attestations pour les contractuels), accident du travail, congé de longue maladie, congé de longue durée
- Suivi de la médecine du travail (prise de rendez-vous, convocation .)
- Suivi et gestion des retraites (information aux agents, constitution des dossiers, calcul des pensions)
- Gestion du plan de formation (recueil des vœux des agents, construction et suivi du plan, demande de remboursements des frais, convocations, suivi du budget, secrétariat de la commission de forma-tion, clôture et bilan du plan)
- Suivi des recettes et des dépenses liées au personnel
-Renseignement et suivi au fil de l'eau des bases de données, tableaux de bord, logiciel métier .

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Accueil, orientation, conseil et information du public et des usagers (téléphonique ou physique)
- Polyvalence et remplacement avec la personne en charge de l'accueil et du secrétariat des résidents (gestion du courrier et des messages électroniques, gestion des admissions et des sorties)
EXIGENCES DU POSTE : COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE
- Auditer l'état général d'une situation
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Conseiller et orienter les choix des personnes
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents et /ou rapports
- Concevoir, piloter et évaluer un plan de formation
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES ASSOCIEES :

Description / Degré
Communication : Connaissances générales
Droit du travail : Connaissances générales
Droit de la fonction publique : Connaissances opérationnelles
Gestion budgétaire et administrative : Connaissances opérationnelles
Gestion des ressources humaines : Connaissances opérationnelles
Logiciel dédié à la gestion RH : Connaissances approfondies
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles
Statut des personnels non médicaux de la fonction publique hospitalière : Connaissances opérationnelles

SPECIFICITES DU POSTE ET CONDITIONS D'EXERCICE :
HORAIRES : 9h - 17h
QUOTITE : Temps plein
MOYEN MIS A DISPOSITION : Outil informatique, téléphone, bureau

DIPLOME(S) PROFESSIONNEL(S) et FORMATION(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) :
Baccalauréat
Connaissances souhaitées dans le domaine des ressources humaines

Experience: Débutant accepté

Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.