Assistant(e) de direction (h/f)

L'AISL est une association qui œuvre pour l'insertion par le logement et l'hébergement des personnes défavorisées et en situation de vulnérabilité à Nantes.
L'association compte actuellement une quinzaine de salariés et est structurée en deux pôles : un pôle logement et un pôle hébergement qui comprend plusieurs structures d'accueil.
Pour poursuivre le développement de l'association, nous recrutons un poste d'Assistant.e de Direction H/F en CDI à Nantes (44).

Sous la responsabilité de la Directrice de l'Association, vous contribuez au bon fonctionnement et à l'efficacité des activités de l'AISL.
Vous jouez un rôle clé dans la coordination administrative, la gestion des priorités et l'accompagnement de la direction, afin de soutenir la mission d'insertion par le logement et l'hébergement de l'association.

Vos principales missions sont les suivantes :
Soutien administratif et organisationnel
- Gérer l'agenda et les prises de rendez-vous de la direction de l'association.
- Organiser les réunions internes et externes (préparation des ordres du jour, convocations, comptes rendus).
- Assurer le suivi des courriers, e-mails et autres communications.
- Mise à jour et diffusion des procédures internes et suivi de leur application.
- Mettre en forme et diffuser les documents institutionnels (rapports, dossiers, bilans).
Coordination des instances de gouvernance
- Préparer et organiser les Conseils d'Administration, Assemblées Générales et autres réunions statutaires.
- Assurer le suivi des décisions prises et la mise en œuvre des résolutions adoptées.
- Tenir à jour les registres légaux et la documentation de l'association.
Gestion administrative des projets
- Participer à la préparation, au suivi et à l'évaluation des projets portés par l'association.
- Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes opérationnelles et la direction.
- Contribuer à l'élaboration des dossiers de demande de financement ou de subvention.
Appui en gestion des ressources humaines
- Participer à la gestion administrative du personnel : suivi des contrats, formations, plannings.
- Assurer la mise à jour des bases de données RH et des outils internes.
- Suivi du matériel attribué aux salariés.
Communication interne et externe
- Être un interlocuteur privilégié pour les partenaires et les acteurs institutionnels.
- Contribuer à la communication interne : notes de service, newsletters internes, etc.
- Participer à la mise à jour des supports de communication externe (site internet, réseaux sociaux).

Profil recherché :
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs
- Capacités rédactionnelles solides (rédaction de rapports, synthèses, comptes rendus).
- Connaissance des enjeux du secteur associatif et/ou de l'insertion sociale (serait un plus).
- Expérience en gestion administrative et organisationnelle.

Savoir-être :
- Sens de l'organisation, rigueur et réactivité.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacités relationnelles et esprit d'équipe.
- Polyvalence et autonomie dans la gestion des priorités.

Formation et expérience :
- Formation Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration, ou équivalent.
- Expérience significative (minimum 5 ans) sur un poste similaire, idéalement dans une association ou une structure à but non lucratif.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative du personnel,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.