Office manager

CDI - Assistant·e de copropriété / Customer Care Representative

Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France

1. Organiser et structurer (votre terrain de jeu préféré)

* Mettre de l’ordre dans les tâches, créer des process, et déployer des outils qui rendent la vie plus simple (et plus efficace).
* Prioriser, planifier, surveiller les échéances: en bref, faire en sorte que rien ne tombe entre les mailles du filet.
* Gérer les flux (demandes internes/externes) et faire circuler les responsabilités là où elles doivent être.
* Superviser les opérations du quotidien et déléguer avec finesse (parce qu’on ne peut pas tout faire seul.e!).

2. Garder tout sous contrôle

* Suivre les commandes et factures via des outils (Click'nBuy, Coupa, eProc, ça vous parle ?).
* Créer des tableaux de bord et plannings dignes d’un chef d’orchestre.
* Collaborer avec les autres départements (Finances, RH, Achats) pour garder tout le monde aligné.
* Produire des docs et présentations qui font mouche.

3. Être le cerveau et le chef d’orchestre

* Identifier ce qui est urgent, ce qui peut attendre, et ajuster les priorités au quotidien.
* Déléguer quand il le faut (et garder un œil pour que tout soit bien fait).
* Être toujours sur le pont pour résoudre les imprévus, car oui, ils finiront par arriver.

4. La communication, c’est votre truc

* Être la voix et les oreilles du service : centraliser les infos, les diffuser clairement et rapidement.
* Écrire des rapports, des comptes rendus, des synthèses (bref, poser les choses noir sur blanc, bien comme il faut).
* Être l’interface idéale entre le service et les interlocuteurs internes/externes.

5. Progresser encore et toujours

* Repérer les zones où ça pourrait mieux rouler et proposer des solutions.
* Être réactif(ve), anticiper les besoins et éviter les mauvaises surprises.
* Cultiver une mentalité d’amélioration continue pour tout (y compris vous-même).

Qualifications :

* Vous avez un Bac+2 ? Super! Si c’est en gestion ou administration, encore mieux.
* Une expérience de 3 à 5 ans ? Génial! Surtout si c’était dans un environnement structuré ou international.
* Langues : Français parfait (c’est la base), anglais technique (oui, il faudra parfois lire ou parler anglais).
* Organisation de haut vol : vous pourriez planifier une mission spatiale les yeux fermés.
* Vous êtes un(e) virtuose des outils bureautiques (Office 365, Excel avancé, Teams, SharePoint).
* Vous avez une expérience en tant qu’organisateur (rice) d’évènement de grande ampleur pouvant aller jusqu’à 500 personnes.
* Structuré(e), autonome, proactif(ve) et rigoureux(se).
* Gestion des priorités? Vous êtes une légende.
* Vous savez faire travailler ensemble des personnes qui ne se connaissent pas et gérer des projets transversaux.

Salaire : 30 à 40 k€ brut annuel, en fonction de ce que vous apportez à la table.

Un cadre de travail stimulant, avec des collègues qui aiment avancer ensemble.

Évolution prévue vers un CDI après un CDD de 3 à 6 mois.

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