Assistante de direction - direction des opérations f-h

Job Description

Au sein de la Direction des Opérations, il vous sera demandé d'assurer les tâches suivantes, afin d'assister le Directeur :

- Assister le Directeur de la DO :
Etre son relai au quotidien
Coordonner l'agenda (notamment les double booking)
Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence
Préparer les dossiers/réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances
Gérer la messagerie Outlook
Participer à certaines réunions

- Organiser les déplacements du Directeur :
Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage
Préparer les notes de frais, en assurer le suivi notamment via SAP et contrôler la cohérence avec le relevé de dépenses de la carte affaire
Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires

Assurer le bon fonctionnement et la gestion administrative de la Direction
Consolider les Faits Marquants de la Direction, en assurer une relecture objective et diffuser
Préparer/numériser des documents, assurer l'archivage des documents qui le nécessitent
Veiller au bon fonctionnement des équipements
Faire l'interface avec les Moyens Généraux
Gérer le courrier
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs (y/c temporaires) et assurer une prise de poste opérationnelle rapide (accueil, équipements, accès, informations utiles…)
Suivre le bon remboursement des notes de frais
Transmettre les éléments utiles au Directeur pour lui permettre de valider les demandes (DA Ariba, ouvertures d'OTP WFG, Kairos…)
Anticiper les absences (organiser son remplacement, coordonner la planification des absences des Chefs de Départements)

Coordonner les visites clients :
Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, goodies, chevalets, déjeuners, pauses…)
Coordonner les interventions des autres acteurs
S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J

Ainsi, qu'assurer les autres missions ponctuelles pouvant être confiées.

Job Requirements

Organisation, rigueur, discrétion, autonomie, réactivité et qualité relationnelle sont vos principaux atouts pour réussir dans cette fonction.

Anglais impératif
Expérience souhaitée
Confidentialité absolue requise
Anticipation, autonomie
Force de proposition pour l'amélioration continue
Bonne gestion du stress et des imprévus

Une capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais, est fortement souhaitée.
Vous devez également être capable d'utiliser les outils informatiques et bureautiques standards ainsi que ceux plus spécifiques au poste à savoir SAP et ARIBA.