Assistant.e administrative

Activités principales

1/ Assistance et gestion administrative

- Planifier et organiser l'agenda de la cheffe de pôle et des cadres du pôle
- Gérer les appels, les e-mails et le courrier entrant et sortant.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Mettre à jour des documents types : courriers, bordereaux ...
- Préparer les dossiers pour instruction (télechargement, édition..)
- Organiser les réunions internes et externes, y compris la planification et la logistique, en lien avec les partenaires et les services de la Préfecture
- Préparer les dossiers et présentations nécessaires pour les réunions et les instances
- Produire et mettre en forme des documents (Libre Office, Canva...)
- Participer à l'organisation d'événements internes ou externes.
- Accueillir et orienter les visiteurs.


2/ Appui à l'instuction des demandes de la politique du titre et de l'activité partielle en binôme avec les gestionnaires principaux :

Politique du titre
- Appui au contrôle des conditions de validité des sessions d'examen via l'applicatif CERES et vérifier les proces verbaux des sessions
- Appui au traitement des demandes d'habilitation des jurys
- Contrôle des PV de sessions

Activité partielle
- Instruction des demandes d'autorisation en lien avec la gestionnaire principale via l'applicatif APART
- Contribution au plan de contrôle

Appui aux différents dispositifs en fonction de l'évolution des politiques publiques