Assistant administratif et financier (h/f)

La direction des Affaires culturelles est constituée de 4 services : le Conservatoire, la Médiathèque, le Studio 109 et Actions culturelles. Ce dernier est composé de 10 agents : un responsable, d’un chargé d’actions culturelles, d’une médiatrice sociale et culturelle, d’un chef d’équipe, de 4 gardiens et de 2 agents chargés de la billetterie et de l’accueil.

Vous avez pour mission principale la gestion administrative de la direction.

Temps complet

Horaires :

Le lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9H30 à 13H et de 14H à 18H. Le mercredi de 9H30 à 13H et de 14H à 19H30.

25 CA et 23 jours de RTT.

Mission 1 : Gestion budgétaire

• Préparation du budget de la direction en lien avec les responsables de service,

• Engagement des dépenses, vérification et paiement des factures,

• Suivi budgétaire,

• Régisseur principal de la régie de recette.

Mission 2 : Gestion administrative

• Préparation des contrats de cession pour les spectacles programmés,

• Préparation des conventions pour les expositions programmées par la direction,

• Suivi des écrits administratifs en lien avec la direction.

Mission 3 : Organisation

• Gestion du planning du service Actions culturelles,

• Réalisation des plannings d’accueil des évènements de la direction,

• Organisation des conditions d’accueil des équipes artistiques et techniques,

• Aide à l’organisation des vernissages et des réunions de direction,

• Suivi de l’activité de la direction.

Mission 4 : Réception, traitement et diffusion de l’information

• Traitement du courrier,

• Tenue du standard de la direction,

• Transmission des documents préparatoires aux réunions,

• Suivi du classemebnt des dossiers,

• Suivi de l’agenda de la directrice.

Contexte et conditions de travail

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,

• Coopération avec les responsables de la direction,

• Restructuration du service Actions culturelles,

• Multiplicité des intervenants.

Savoirs :

• Connaissance des logiciels de bureautique,

• Connaissance des règles comptables et budgétaires,

• Connaissance des contrats et conventions liées aux activités artisitiques et culturelles.

Savoirs faire:

• Réalisation de saisie de documents avec divers contenus,

• Préparation du mandatement,

• Gestion et actualisation d’une base de données,

• Classement et archivage.

Savoirs être :

• Grande discrétion professionnelle,

• Travail en équipe,

• Adaptabilité,

• Capacité d’organisation,

• Rigueur.