Assistant.e administratif formation apprenti.e

Descriptif du poste

Le Contexte

Thiga Academy est l’organisme de formation de Thiga (Cabinet de conseil IT créé en 2014, comptant 260 salarié.e.s). Thiga Academy existe depuis 2015 et propose à ses clients une offre de formation spécialisée dans le produit digital. Déjà 10 000 personnes formées !

Tu rejoindras l’équipe Academy constituée de David, Sylvain, Ornella, Anaïs et Jérémy.

Avec Ornella, responsable formation, et Anaïs, assistante formation en alternance, tu seras en charge de toute la palette logistique et administratif des formations jouées par Thiga Academy.

Descriptif du poste

Le but de cet apprentissage est de vous permettre de découvrir les métiers de la formation au sein d’un organisme de formation et gagner en autonomie sur un poste d’assistanat formation.

Concrètement, ta mission au quotidien est organisée en 3 volets :


Administratif :

1. Convocations et invitations agenda aux apprenants et formateurs
2. Suivi des présences (présentiel et distanciel)
3. Envoi des documents post-formation (questionnaires, certificats, support, bilan…)
4. Gestion de l’administratif lié aux Certifications by Thiga Academy
5. Mise à jour de différents dossiers pour l’équipe RH pour la formation interne


Logistique :

6. Animation du centre de formation : préparation des salles, accueil en présentiel, aide à l’installation auprès des formateur·ices…
7. Réservation des salles (interne et/ou externes) et des agendas
8. Gestion des déplacements des formateur·ices (achats billet de train, réservation hôtel, réception des factures et justificatifs…)
9. Organisation de la salle de formation (présentiel ou à distance)
10. Suivi du stock de fournitures
11. Commandes/Réservations fournisseurs pour les formations en présentiel (petit-déjeuner, repas du midi…)
12. Gestion des supports et de tout assets (pochettes, cahiers d’exercices, jeux pédagogiques, licences…) de formation


Appui à l’équipe formation concernant :

13. le suivi qualité des formations
14. le suivi de la veille légale et réglementaire
15. l’effort marketing
16. l’amélioration et mise à jour des procédures internes


Ton profil :

17. Formation en alternance au niveau Bac+3 minimum ou plus, du type Licence Pro Management et gestion des organisations
18. Tu es idéalement issu.e d’un BTS (Assistant de Manager ou Assistant de gestion PME/PMI ou Comptabilité et Gestion) ou d’un DUT (GEA/GACO) que vous avez effectué en alternance
19. Ton rythme : 3 jours en entreprise (mercredi - jeudi - vendredi) / 2 jours à l’école (lundi - mardi) - IMPORTANT : Cette condition est obligatoire pour la bonne organisation du service. Je t'invite donc à indiquer ton rythme dans ta candidature sinon elle ne pourra être prise en compte.
20. Durée de 1 ou 2 ans


Hard skills :

21. Tu es à l’aise avec le fait de travailler sur plusieurs outils à la fois : Slack, Notion, le pack Office, Dendreo, la suite Google…
22. Tu as une orthographe irréprochable


Soft skills :

23. Tu as un grand sens du service et de l’accueil car on chouchoute nos clients !
24. Tu es ponctuel·le, super organisé·e et très rigoureux·se : on jongle avec plusieurs formations par jour
25. Tu es débrouillard·e et curieux·se, tu sais prendre des initiatives


Les + de THIGA/Ce que nous offrons :

26. Tickets restaurants, mutuelle, transport (prise en charge à hauteur de 50%)
27. Happiness : un Thigapéro par mois, des Team Building et un CSE actif
28. 1 Macbook Air ou un PC pour tous les Thigirls & guys
29. Du sport ! Les Thigirls & guys se retrouvent régulièrement pour des sessions de foot, running, ping pong, vélo,... ⚽️


Pour rejoindre la team, comment ça se passe ?

30. Un échange téléphonique avec une Chargée de recrutement. Son objectif : valider les points essentiels pour nous (vos expériences passées, ta formation en cours, ta compréhension du poste) et répondre à tes premières questions
31. Une rencontre sur site avec Ornella, ta future tutrice. Lors de cet échange, l’objectif sera de valider un “match” entre ton profil et nos attentes.
32. En option, une seconde rencontre vous sera proposée si besoin.

Thiga accueille toutes les personnes compétentes et passionnées et s'engage en faveur de la diversité culturelle, l'égalité degenre et l'emploi des travailleurs handicapés — au contraire nous considérons la diversité comme une grande richesse !