Agent d’accueil polyvalent – assistant administratif h/f

Sous l’autorité directe du Responsable administratif et financier, vous assurez selon le planning établi les missions suivantes :

Accueil du public:

• Assurer l’accueil physique des usagers

• Gérer le standard téléphonique et la boite mail

• Réceptionner les courriers/colis

• Assurer le contact radio avec les brigades

• Identifier et analyser les demandes, apporter une réponse et/ou orienter, aiguiller soit vers le bon interlocuteur interne soit vers la structure externe compétente

• Qualifier et enregistrer les demandes des usagers, des instances, des partenaires

• Faire remonter les commentaires et les réclamations des usagers

• Assurer les liaisons nécessaires au bon fonctionnement du poste avec les partenaires privilégiés (Police Nationale, Gendarmerie, Pompiers, collectivités,…)

• Assurer le lien avec le second poste de la police municipale intercommunale

Gestion des Objets Trouvés

• Enregistrer et archiver les objets trouvés

• Rechercher et identifier les perdants

• Réaliser les procédures de restitution

• Renvoyer aux administrations et/ou gérer les destructions

En l’absence du second Agent d’accueil polyvalent - Assistant administratif et du Responsable administratif et financier

• Identifier les demandes

• Enregistrer, suivre et orienter les courriers entrants

• Réceptionner et suivre les commandes

• Valider le service fait sur le logiciel Civil-Finances

• Tenir les tableaux de bord à jour

Conditions d’exercice

• Travail en bureau aux postes de police selon le planning établi

• Utilisation du logiciel métier

• Horaires réguliers : de 9h à 12h et de 13h30 à 18h du lundi au jeudi

et de 9h à 12h et de 13h30 à 17h30 le vendredi

• Pose des congés annuels en alternance avec le second agent d’accueil

Connaissances et compétences requises

• Ponctualité, disponibilité et adaptabilité

• Aisance et qualité en expression orale

• Savoir prioriser et organiser ses missions

• Confidentialité, devoir de réserve et filtre efficace

• Qualités relationnelles : contact aux partenaires, loyauté et esprit d’équipe

• Efficacité organisationnelle : suivis et classements, règles et méthodologies administratives

• Connaissance et maitrise de l’outil informatique : traitement de texte, tableur, messagerie et navigation Internet

• Qualités rédactionnelles : orthographe et syntaxe de la langue française, application des chartes graphiques