Assistant de direction du secrétariat général

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Description de l’emploi
L’Assistant(e) de direction assure le soutien administratif et organisationnel du Secrétariat général. Il ou elle assiste le Secrétaire Général Adjoint dans la gestion et le suivi des dossiers du Secrétariat général.

Nomenclature CNFPT
Assistant(e) de direction, filière administrative, catégorie C, cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux

Position hiérarchique
Maire > Directeur du Secrétariat général en charge des relations institutionnelles > Secrétaire général adjoint en charge des relations institutionnelles


Cadre statutaire
Catégorie : C
Filière : administrative
Grades auxquels l’emploi est ouvert – ou équivalent : adjoint administratif territorial, adjoint administratif territorial 2ème classe, adjoint administratif territorial 1ère classe

Organisation du travail
Temps de travail hebdomadaire : 35h (37 heures + 12 RTT), temps complet
Cycle de travail : selon cycle de travail défini dans le règlement du temps de travail
Horaires : fixes
Télétravail : Possibilité d’une ou deux journées par semaine si l’emploi est compatible
Pointage obligatoire : OuiNon
Lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Conditions d’exercice
Rémunération statutaire
Participation aux abonnements de transport : 75%
Primes : IFSE, 13ème mois après 6 mois d’ancienneté
Avantages : participation santé, prévoyance, COS/CNAS, titres restaurants Missions / conditions d'exercice Missions et tâches
Gérer l’administratif du Secrétariat général
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat général
-Accompagner la gestion et le suivi des dossiers
-Gérer l’agenda, organiser les réunions et évènements en lien avec les affaires institutionnelles et préparer les dossiers nécessaires
Rédiger les documents
-Rédiger et mettre en forme des documents officiels : courriers, notes et comptes rendus
-Préparer des dossiers de réunions
Organiser les réunions institutionnelles
-Gérer les organisations pratiques
-Coordonner les services
-Préparer les dossiers
-Proposer des comptes-rendus

Rappel : Tout fonctionnaire est titulaire de son grade mais pas de son emploi. Chacun peut être amené à exercer des fonctions qui sont prévus par le cadre d’emploi mais ne figurant pas sur sa fiche.

Relations de travail
En interne : directions, services de la collectivité (RH, finances, communication…)
En externe : partenaires institutionnels, usagers et administrés, organismes publics et parapublics… Profils recherchés Qualifications
Bac à bac +2 (BTS assistant de gestion…)
Expérience préalable dans un poste similaire ou en cabinet souhaitée
Bonne connaissance de l’environnement institutionnel et politique

Compétences
Capacités rédactionnelles et d’analyse
Maîtrise des outils bureautiques et numérique
Capacité d’organisation et de planification
Connaissance du fonctionnement des institutions et de l’administration publique

Qualités
Rigueur et sens de l’organisation.
Discrétion et sens de la confidentialité.
Réactivité et capacité à gérer les priorités.
Aisance relationnelle et esprit d’équipe.
Autonomie et force de proposition

Conditions particulières d'exercice
Disponibilité et flexibilité horaires en fonction des exigences du poste
Déplacements possibles selon les besoins des missions
Travail en environnement bureautique, rythme parfois soutenu selon l’activité