Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Descriptif de l’emploi :
Sous l’autorité directe du chef de service de police municipale, l’assistant (h/f) administratif de police municipale assure l’accueil physique et téléphonique, effectue des tâches administratives et traite certains dossiers spécifiques. Missions / conditions d'exercice Missions :

Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, écouter et renseigner les usagers. Les orienter si besoin vers d’autres administrations
- Transmettre les informations : doléances, plaintes, anomalies, etc.

Secrétariat
- Réceptionner les courriers
- Prendre des notes
- Réaliser la rédaction et la saisie de documents, courriers aux administrés, arrêtés, procès-verbaux, comptes-rendus, dossiers de mises en péril, etc.
- Gérer les objets trouvés (enregistrement, suivi)
- Commission de sécurité (dossier ERP)
- Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions
- Procéder au suivi, au classement et à l’archivage des documents
- Gérer le suivi du dossier « chiens catégorisés »
- Gérer le suivi des dossiers fourrière animale et véhicules
- Suivre les dépenses du service dans le respect des contraintes budgétaires

Actions de prévention
- Organiser et planifier les interventions de la police municipale (écoles, lieux, manifestations, cérémonies…)

Activité occasionnelle :
- Régie marché hebdomadaire local et installation des camelots du marché en l’absence du titulaire (cette mission pourra faire l’objet d’un transfert définitif)
- État des lieux des salles Profils recherchés Savoir :
- Connaître les techniques de secrétariat (prise de note, rédaction, etc.)
- Connaître les techniques de communication
- Connaître les procédures administratives
- Maîtriser le pack Office (Word, PowerPoint, Excel)

Savoir-faire :
- Prendre des notes et réaliser la saisie de documents
- Réceptionner des appels téléphoniques
- S’exprimer correctement oralement et par écrit
- Comprendre les demandes des administrés

Savoir-être :
- Discrétion
- Sens du service public et de l’accueil
- Sens de l’organisation
- Rigueur et autonomie
- Respect du devoir de confidentialité
- Droit de réserve
- Gestion des situations de stress et de conflit