Chargé.e d'accueil - assistante de direction des services à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire + RIFSEEP + Participation employeur prévoyance et santé labellisées + CNAS Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction générale, sous l’autorité hiérarchique de l’assistante de direction, l’agent exerce à 50% les missions d’accueil physique et téléphonique, de gestion des flux de courrier et des missions de secrétariat de l’Accueil général et à 50% les missions d’assistante administrative auprès du directeur des services à la population pour l’assister dans la gestion de son activité et de celles des services de la Direction. Missions / conditions d'exercice Accueil téléphonique et physique :
•Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
•Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques ;
•Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées ;
•Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
•Sur demande, recenser le nombre d’appels et de visites quotidiennes ;

Secrétariat Administratif :

•Réceptionner, gérer les flux du courrier entrant et sortant sur le progiciel courrier (enregistrer, scanner, transmettre les documents, mettre sous plis et affranchir) ;
•Saisir et mettre en forme des documents administratifs sur demande ;
•Faire des envois en nombre (mailing…) ;
•Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs ;
•Réaliser toutes autres tâches liées à une mission d’accueil-secrétariat ;
•Gérer la réservation des salles de réunions et du matériel (vidéoprojecteur, écran, sono…), des véhicules, des salles, des clefs ;
•Rédiger des bons de commande, valider et répartir les factures liées aux fournitures administratives et aux envois de courriers ;

Missions ponctuelles :

•Renfort auprès de l’Assistante de Direction
•Secrétariat ponctuel auprès des différents services de la CDC qui ne dispose pas d’assistant administratif
•Rôle de formation sur certains outils lors de l’arrivée des agents dans la collectivité : logiciel de gestion des courriers reçus, site pour envoie des courriers en version dématérialisée

Assistante de direction services à la population
•Rédaction et remise en forme courriers, convocations, conventions, délibérations, ordres de mission
•Suivi de dossiers, commissions et conseils communautaires
•Planification de rendez-vous
•Secrétariat administratif pour services DSP
•Rédaction des compte-rendu des réunions de direction DSP
•Gestion des mails et courriers Profils recherchés •Niveau requis : Niveau 4 (secrétariat)

•Formations et qualifications nécessaires : Formations administratives

•Compétences nécessaires :

Compétences techniques et professionnelles :
-Connaître l’environnement institutionnel et le fonctionnement décisionnel de la collectivité : connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des services, le processus de délibération)
-Connaître les missions des autres administrations et des partenaires publics
- Respecter la confidentialité des informations et des données reçues ou traitées
- Très bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit
- Parfaite maîtrise de l’environnement Windows, des outils de traitement de texte, des
tableurs, de l’Internet et de l’environnement informatique.
- Savoir gérer les priorités

Compétences relationnelles
- Maîtriser les techniques de communication
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles (par téléphone ou à l’accueil physique)
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Être patient et discret
- Être sérieux et efficace
- Avoir un sens de la diplomatie