En recherche d'un poste très polyvalent dans un environnement dynamique ? Poursuivez votre lecture, une opportunité se dessine ci-après !
Nous accompagnons chaque année plus de 200 000 salariés de toutes qualifications (ouvriers, employés, techniciens, cadres...). Pourquoi pas vous ?
Description du poste
Nous recrutons pour notre client, marque mondialement reconnue dans son secteur d'activité, un(e) Office manager dans le cadre d'une mission d'intérim à pourvoir dès que possible.
Sous la responsabilité de la Manager Pôle Service et en collaboration avec la direction et les différents services de l'entreprise, vous évoluerez dans un contexte international.
Vos missions s'articulent autour de 3 rôles principaux :
1. Assurer l'accueil et le secrétariat courant de l'entreprise :
o Accueil physique et téléphonique,
o Organiser les déplacements et réservations (hôtels et transports) des personnes de la société
o Assurer la gestion du courrier le cas échéant ;
o Gérer les fournitures ;
o Aide à la gestion de flotte véhicules (gestion litiges assurances, suivi du kilométrage) ;
2. Assister la Manager du Pôle Service dans la gestion de son activité :
o Contrôler les comptes rendus de chantiers envoyés par les maitres d'oeuvre pour leurs planifications et alerter le responsable pose en cas de non-conformité.
o Saisir des commandes SAV
o Saisir des commandes d'achat
o Monter des dossiers chantiers (Dossiers d'ouvrage et d'exécution, PPSPS, DST...) ; saisie et vérification
o Modifier et ajuster le planning de chantier sur demande du manager ;
o Ranger et classer les différents documents dans le SI
3. Gérer l'organisation d'événements :
o Organiser les salons (aspect logistique, humain, matériel, coordination des différents services, relationnel avec les interlocuteurs comme les standistes et les organisateurs, etc.)
o Organiser les évènements entreprise, clients et fournisseurs
Votre profil :
Vous êtes avant tout facilitateur dans l'âme et aimez apporter votre soutien.
On vous décrit comme un couteau suisse, et vous savez vous adapter à vos interlocuteurs.
Un excellent niveau en anglais est indispensable afin d'échanger avec les fournisseurs et clients étrangers (courant ou bilingue).
Pour mener à bien la diversité des tâches confiées, une première expérience réussie est nécessaire.
Qualités attendues :
* Réactivité, discrétion, sens de l'organisation et rigueur dans la réalisation des missions, bonne gestion des priorités et des imprévus,
* Culture du service interne, bon relationnel et diplomatie
Maîtrise du pack office
Les conditions du poste
* Poste à pourvoir dès que possible en intérim avec perspective
* Salaire négociable en fonction de votre profil et de votre expérience
Base 35h / prise de poste entre 8 et 9h - fin de poste entre 16h30 et 18h
#J-18808-Ljbffr
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