Assistante de direction (h/f)

Poste à pourvoir dès que possible
Lieu de travail : Direction des Services Techniques
Les Services Techniques de l'Adapei des Landes s'inscrivent dans un partenariat transversal avec l'ensemble des établissements et services de l'Association. Pour concourir à un accompagnement optimisé au service des personnes les principales missions des Services Techniques sont L'entretien technique.
L'entretien des surfaces.
La gestion du parc automobile.
Le transport des personnes accompagnées.
La gestion de la restauration.
L'entretien du linge.
La gestion des achats groupés.
Le développement des impératifs de développement durable.
Les clés du succès des Services Techniques résident dans la centralisation des moyens.
PRINCIPALES MISSIONS :
L'assistante de direction assure le secrétariat, le suivi et la gestion des dossiers en réalisant notamment :
La gestion des sinistres assurance et des plannings d'interventions sur les véhicules.
La préparation de tableaux pour sa direction, le contrôle des écarts entre contrats et facturation fournisseurs majeurs (restauration, transports, véhicules)
La gestion des Plans Pluriannuels d'Investissements.
La saisie des plannings OCTIME transmis par sa direction, extraction des états de présence.
Organiser et coordonner les activités du service et l'agenda de son responsable.
Superviser l'avancement administratif de la maintenance des bâtiments et des équipements, accueillir, informer les publics internes et externes.
Gérer administrativement les dossiers du personnel en lien avec le Siège, accomplir les missions spécifiques qui pourraient lui être confiées, préparer et organiser les réunions (convocation, préparation des dossiers, réservation de salles.)
Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure.
Elle est la collaboratrice privilégiée dans tous les domaines fonctionnels, et organisationnel auprès du directeur des services techniques.

COMPETENCES ET EXPERIENCES SOUHAITEES :
Justifie d'un niveau Bac+2 ou équivalent dans le domaine de la gestion, de l'administration
Connaissance du médico-social/ handicap serait un plus
Maitrise de l'informatique
Savoir être :
Travail en équipe,
Organisation
Communication
Autonomie,
Consciencieux,
Soigneux,
Respect des personnes et des règles

Ce qui vous donnerait envie de travailler au sein de l'Adapei des Landes :
Accords d'entreprises avantageux sur les congés (9 congés trimestriels en plus des 25 jours de congés payés), évènements familiaux.
Mutuelle avec participation employeur à 54%,
Prévoyance
Chèques vacances/ locations
1% patronal (prêts achats, prêts travaux, accompagnement à la mobilité, parc locatif, aides financières (selon ressources)

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.