Assistant(e) de direction

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Direction Générale Adjointe Cohésion Sociale

Directrice du Logement

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires, des professionnels, des élus de la collectivité ou d'autres collectivités

Informer, renseigner et orienter le public

Gérer, enregistrer, traiter et assurer le suivi du courrier, (arrivée et départ)

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (rapports, courriers, enquêtes)

Organiser et planifier des réunions

Gestion de l'agenda de la Directrice du Logement en fonction des priorités de la Direction

Préparer sur le plan matériel et logistique les réunions et en réaliser les comptes rendus

Classer et mettre à jour des fichiers et/ou dossiers

Gérer les commandes de matériel de bureau de la direction

Participer à l'élaboration des statistiques de la direction

Assurer la gestion du planning des congés de la direction en lien avec les services

Assurer la liaison avec les autres assistantes de la direction

Saisir et mettre en forme le rapport d'activité de la direction

Concevoir et proposer des outils de documentation pour la direction

Elaborer des tableaux de bord de la Direction

Procéder à la réservation de salles de réunion sur les logiciels métiers dédiés

Procéder à l'archivage des documents de la Direction en lien avec les Archives Territoriales

Maîtriser les outils informatiques et bureautique

Connaître les instances, processus et circuits de décision de la Collectivité

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Actes et écrits administratifs

Règles de classement et d'archivage

Techniques et outils de planification

Logiciels métiers

Qualités d'accueil et d'écoute active

Qualités rédactionnelles

Qualités de régulation de conflit

Communication orale et écrite

Anticiper un risque

Prise de notes et rédiger des comptes rendus, des relevés de décisions

Sens du service public et de l'organisation

Sens de la relation humaine

Sens des responsabilités

Respect des obligations de réserve et de discrétion

Capacité à rendre compte

Être rigoureux et efficient

Avoir l'esprit d'équipe

Capacité d'adaptation

Être autonome