Assistant-e de direction

L'assistant-e de Direction rattaché-e à la Direction Générale des Services, joue un rôle central dans le bon fonctionnement de la collectivité. Il-Elle assure un appui décisionnel à la Direction générale de Services en garantissant une gestion efficace des dossiers, une coordination fluide des actions et une communication optimisée avec les interlocuteurs internes et externes (élus, partenaires institutionnels, services).

Il-Elle veille à la bonne préparation des instances et à la mise en oeuvre des délibérations afin d'assurer la sécurisation et la fluidité des activités des assemblées.

Responsable du Secrétariat Général, vous êtes garant de l'accueil du public, de la gestion du courrier et du secrétariat.

Vous êtes le-la référent-e du calendrier du Président de la Communauté de Communes et vous assurez le suivi des propositions de ses rendez-vous.

Gestion et coordination administrative :
- Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services et du Président (gestion des agendas, organisation des réunions, accueil des interlocuteurs, suivi des échéances)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (courriers, rapports, notes, comptes rendus)
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des parapheurs et la circulation des conventions
- Anticiper les besoins de la Direction et assurer un rôle facilitateur entre les services
- Organiser des déplacements, participer à l'organisation d'évènements (ponctuels)
- Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, réunions de responsables de services, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)

Suivi des instances et gestion des dossiers stratégiques :
- Organiser et suivre les dossiers présentés aux instances délibérantes (convocations, constitution des rapports et dossiers, transmission des décisions)
- Vérifier les émargements et assurer la rédaction des procès-verbaux et des délibérations
- Suivre l'application des décisions prises et en assurer la diffusion auprès des services concernés

Pilotage de l'équipe
- Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du secrétariat général
- Assurer la continuité du service (assurer l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence des agents d'accueil)
- Effectuer le suivi des plannings (en lien avec le service RH)
- Assurer les entretiens réguliers et professionnels
- Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles
- Gérer les litiges et conflits

Communication et relations institutionnelles
- Filtrer et transmettre les appels et courriers électroniques en hiérarchisant les priorités
- Assurer la liaison entre les différents services et partenaires
- Veiller à la mise à jour et à la diffusion des plannings et agendas de la Direction et du Président

Suivi du courrier et gestion documentaire
- Réceptionner, trier et diffuer le courrier interne et externe
- Assurer la transmission des actes administratifs, leur publication et la gestion des registres obligatoires
- Aide à l'archivage

RGPD
- Informer et conseiller les élus et les agents
- Tenir les registres rendus obligatoires par le RGPD, dont celui des activités de traitement
- Veiller au respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données
- Coopérer avec l'autorité de contrôle (la CNIL) et être le point de contact avec celle-ci
- Sensibiliser la collectivité aux obligations liées au RGPD
- Édicter des codes de conduite et des procédures concernant l'usage des données personnelles détenues.

Gestion du foncier
- Gérer les dossiers et les procédures d'acquisitions, de cessions, d'échanges de biens
- Participer à la conduite des procédures de déclaration d'utilité publique et d'expropriation
- Gérer le patrimoine privé intercommunal
- Effectuer le classement ou déclassement des biens
- Suivre les mises à disposition en lien avec les différents services
- Enregistrer et suivre les déclarations d'intention d'aliéner
- Assurer la gestion administrative liée aux dossiers fonciers : tableau de bord, suivi, registres, archivage...

Profil :
- Diplôme de niveau III (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG ... ou diplôme équivalent
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B (exigé)

Compétences :
- Maîtrise du droit public
- Connaissance en droit privé et en droit contentieux administratif
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office)
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissances des règles budgétaires et comptables
- Connaissances du code des marchés publics
- Savoir manager une équipe
- Savoir gérer les relations avec des prestataires privés (avocats, assureurs...)
- Capacité à communiquer et à vulgariser les décisions juridiques
- Savoir alerter la Direction et les Directions lors des relectures (rôle de conseil)
- Savoir organiser et conduire des réunions
- Qualité managériales
- Travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Qualités rédactionnelles
- Rigueur
- Discrétion
- Confidentialité
- Force de proposition
- Réactivité