L'Association Devenir, intervient dans le champ de la Protection de l'Enfance depuis sa création en 1982. Elle a pour mission d'aider et de protéger des mineurs et de jeunes majeurs rencontrant des difficultés familiales et une insertion sociale difficile. Partenaire depuis sa création du Conseil Départemental dans la mise en œuvre de mesures de protection de l'enfant, elle accueille chaque année 145 enfants et jeunes, en hébergement et sur des dispositifs innovants. Son activité se répartit sur 4 dispositifs (S.A.U.O, Maison d'Enfants à Caractère Social, Service ADOPHE, Pôle Autonomie des Jeunes) situés dans l'est du département.
Nous recherchons un.e Assistant.e de Direction pour rejoindre les équipes du Service d'Accueil d'Urgence et d'Orientation (situé à Neuilly-sur-Marne et temporairement Tremblay-en-France) :
1 Assistant de Direction (H/F)
En CDI, temps plein (35 h)
Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice du SAUO et en lien fonctionnel avec la Cheffe de service, vous aurez pour missions :
- Assurer le secrétariat, la gestion du courrier, des e-mails et des appels téléphoniques,
- L'accueil du public et des partenaires,
- Préparer l'admission d'un jeune conformément à la procédure d'admission du SAUO ; constituer son dossier et en vérifier les éléments ; faire l'encodage auprès l'ASE et mettre à jour la facturation,
- Rédaction de la partie administrative du DIPC,
- Assurer un soutien administratif aux équipes (fiches repas, linge, fiches horaires), faire la mise à jour des tableaux de bord, établir la facturation mensuelle à l'ASE, transmettre les éléments variables de paie,
- Mettre en forme, corriger les documents rédigés par les autres professionnels (courriers, rapports, projet de service, rapport d'activité),
- Suivre le dossier sécurité en lien avec le Responsable des Services Techniques (classer et archiver les rapports de conformité),
- Déclarer les sinistres auprès de la MAIF et suivre le dossier jusqu'à remboursement,
- Archiver les documents et les dossiers,
- Participer à la vie institutionnelle (réunions de service) : préparer les salles de réunion et les évènements.
Profil :
De formation Bac + 2 (Assistanat de gestion/de direction/Support à l'Action Managériale), vous disposez d'une expérience d'assistanat de deux années minimum, idéalement au sein d'une structure d'hébergement. Doté(e) de capacités relationnelles et rédactionnelles, vous maîtrisez les règles du secrétariat courant.
Polyvalent/e, autonome et rigoureux(se), vous avez une forte capacité d'adaptation et de gestion du rythme soutenu d'un Service d'Accueil d'Urgence.
Ce poste nécessite un sens aigu de la confidentialité et de savoir faire preuve d'initiatives.
Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office).
La connaissance des logiciels EIG RH ou OCTIME serait un plus.
Salaire : selon Convention Collective des Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées et Handicapées de 1966 (30.000 Euros bruts annuels), participation au transport et à la mutuelle, 9 jours de congés trimestriels par an en plus des congés annuels.
Poste basé à Neuilly-sur-Marne
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
L Association DEVENIR intervient dans le champ de la Protection de l Enfance depuis sa création en 1982. Son siège social se situe au 125 avenue du Maréchal Leclerc à Neuilly-sur-Marne. Partenaire depuis sa création du Conseil Départemental dans la mise en œuvre de mesures de protection de l enfant, elle accueille chaque année 145 enfants et jeunes en hébergement et sur des dispositifs innovants. Son activité se répartit sur 4 dispositifs (MECS/Adoph, SAUO, Service de Suite, Cuisine d'Insertion)
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