Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.
Vos principales missions seront les suivantes :
* Organiser les aspects logistiques des différentes instances de gouvernance du projet (évènements récurrents et évènements spéciaux) : recherche de lieux et de prestataires, organisation des déplacements, demandes de devis, passation des commandes, communication auprès des participants internes et externes.
* Organiser les réunions du projet : organiser les réunions et les conférences téléphoniques, aider à préparer les présentations, rédiger les comptes-rendus des réunions, suivre les plans d'action et publier/archiver les versions finales.
* Collecter et suivre les lettres/documents entrants et sortants, et assurer leur archivage physique et électronique conformément aux processus en vigueur
* Maintenir à jour le calendrier du projet et les présences/ absences des membres de l'équipe du projet et la gestion des travaux en plateau projet.
* Gérer les espaces partagés du projet (Teams, Sharepoint) : gestion des accès, organisation des contenus, communication et mise à jour des documents
* Faciliter la communication au sein des membres de l'équipe de projet : maintenir à jour les listes de contacts, diffuser les informations et veiller à leur archivage dans l'outil de gestion des documents
* Apporter un soutien à toutes les tâches administratives et logistiques requises par l'équipe du projet (besoins informatiques, installations, préparation de documents…).
* Réaliser les actes de demandes d’achats, commande et réception dans les outils du système d’information de gestion, notamment dans SAP – PGI, en lien avec les activités susmentionnées.
De profil BAC+2/3 de type commerce, finance... ,vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), les outils collaboratifs (de type teams, SharePoint, ACONEX) et le module achat de SAP.
Vous possédez un niveau d'Anglais B2 minimum (parlé, écrit).
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