Missions principales
L'assistant de Direction aura pour mission d'assister la Directrice de Clinique dans l'ensemble de ses responsabilités, en veillant à anticiper ses besoins, assurer un suivi rigoureux des dossiers et agir en véritable relais opérationnel sur les projets stratégiques de l'établissement.
Responsabilités et tâches
1. Gestion opérationnelle et organisationnelle
- Assurer le suivi des projets en cours (RH, organisation, certification, etc.) : compilation des informations, rédaction de rapports, suivi des échéances.
- Préparer et suivre les audits internes et externes : HAS, ASN, etc.
- Mettre en place et suivre les outils de pilotage et de suivi : tenue des instances, convocations, suivi des présences, relances, etc. en lien avec les équipes comme la Qualité.
- Rédiger les comptes rendus des réunions, notes de synthèse et courriers. Relancer au besoin pour apporter réponses aux membres de la Direction.
- Gérer les documents pour les instances obligatoires : NAO, CSE, CODIR, COPIL, Conseil d'Administration, etc.
- Gérer l'agenda du PDG et de la Directrice : planification des réunions, prise de rendez-vous stratégiques. Faire le lien avec le CODIR.
- Organiser les événements professionnels de la Directrice et du PDG.
2. Gestion des gardes et astreintes des praticiens
- Coordonner la planification des gardes et des astreintes des praticiens.
- S'assurer de la cohérence entre les besoins opérationnels de l'établissement et les plannings établis.
- Suivre et ajuster les plannings en cas d'imprévus ou de modifications (absences, renforts nécessaires, etc.).
- Vérifier le respect des règles liées à la gestion des astreintes (cadres réglementaires et organisationnels).
- Organiser les déplacements et événements professionnels de la Directrice.
3. Coordination et relai d'information
- Faire le lien entre la Directrice et les équipes (cadres, médecins, personnel administratif).
- Assurer la transmission et le suivi des consignes de la Directrice auprès des différents services.
- Identifier les points bloquants ou les retards dans les projets et proposer des solutions.
5. Gestion administrative
- Assurer la gestion des dossiers confidentiels de la direction comme les courriers officiels de l'ARS.
- Assurer le Secrétariat du Bloc Opératoire
- Gérer et archiver les documents administratifs de manière rigoureuse.
- Gérer le courrier interne
6. Gestion des événements internes
- S'assurer de l'organisation et de la bonne tenue des événements notamment en soirée.
- Envoyer les convocations, gérer les traiteurs internes et externes, organiser les configurations des salles, etc.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.