Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Descriptif de l'emploi Apporter une aide permanente au binôme de direction de la Direction Accueil et Accès aux Droits en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice 1/ Travail administratif et soutien à la Direction
-Gestion du courrier et des courriels
-Gestion de l’accueil téléphonique au sein de la Direction
-Gestion des plannings de la direction
-Gestion des signalements (particuliers, partenaires, élus, appui à la gestion de la boite contacts)
-Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (bilans d’activité, ROB, demande de subventions RSA, CLSPD, compte-rendu…)
-Organisation générale et suivi administratif des projets de délibérations, fiches techniques présentés au Conseil d’Administration, interface avec le service des assemblées
-Gestion des dossiers suivis par la direction (préparation de dossiers, classement, rédaction de notes, alerte et relances)
-Participation à des réunions, prise de notes
-Relations avec les divisions et services de la direction, les autres directions fonctionnelles (participation aux COPIL procédures, Comités divers)

2/ Management
Encadrement d’une assistante administrative

3/ Gestion et suivi de l’activité
-Tenue des tableaux de bord et différents outils nécessaires au pilotage de l’activité
-Suivi des indicateurs
-Suivi de l’exécution budgétaire
-Suivi des conventions

Spécificités :
-Travail en bureau et au sein des établissements ou structures pilotées par la DAAD
-Pics d'activité en fonction des besoins et obligations du service
-Très grande disponibilité vis-à-vis du binôme de direction
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Profils recherchés -BTS SP3S ou niveau Bac + 2 dans le domaine médico-social
-Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
-Polyvalence, capacité d’adaptation
-Esprit d’initiative et autonomie
-Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion)
-Aisance rédactionnelle
-Méthode et organisation
-Maîtrise de la gestion des conflits
-Maîtrise de l’outil informatique
-Connaissance des Tableaux de bord, outils de planification et suivi
-Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité
-Sens du service public