Vos missions
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DE LA DIRECTION ET SUIVI DES PROJETS
Organiser l’agenda, les rendez-vous et les déplacements.
Transmettre les messages, alerter et rappeler les informations importantes.
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction.
Suivre l’exécution budgétaire.
GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DE L’ACCUEIL
Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux, courriers, etc.
Assurer la gestion du courrier de la direction.
Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (interne et externe).
Renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les informations.
Recevoir, filtrer, et transmettre les messages téléphoniques et courrier informatiques.
Participer à la préparation logistique des dispositifs de démocratie participative.
PARTICIPER A DES REUNIONS, CONSEIL ET ASSEMBLEES DELIBERANTES
Organiser et planifier les réunions (date, lieu, ordre du jour, logistique, invitations).
Préparer les dossiers et supports de communication.
Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux.
Etablir les calendriers des commissions et suivre ces dernières par le biais d’outils de suivi.
Saisir et suivre les délibérations et décisions.
La Direction démocratie locale et éducation populaire a pour vocation d'embarquer les habitants de l'agglomération dunkerquoise dans une ère de transformation positive, renforcer la fierté d'un territoire qui construit le monde de demain de ses habitants, connecter les projets développés par les grands équipements communautaires, mettre en synergie les équipes municipales et communautaires œuvrant en faveur de la démocratie locale et de l'éducation populaire.
Si vous êtes motivé(e) pour contribuer à ces projets, votre appui en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers et d’activité sera un atout pour la direction. Vous exercerez également le rôle d’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Profil recherché
Savoir-Faire
Accueil téléphonique et physique
Qualités rédactionnelles et communication écrite
Prise de notes
Logiciels bureautiques
Tableau de bord
Classement et archivage
Sens de la planification
Travail en transversalité
Savoir-Être
Qualités relationnelles
Sens de l’organisation et rigueur
Réactivité
Autonomie et disponibilité
Confidentialité et discrétion
Disponibilité
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.