Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Rémunération indicative rémunération statutaire + RIFSEEP Descriptif de l'emploi L'ALSH de la commune de Valdoie recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative à temps complet compter du 01/12/24.

L'agent est placé sous la responsabilité du directeur de service Enfance Jeunesse et du responsable de l'ALSH.
Il assure comme missions principales le recueil et le traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ainsi que le suivi des dossiers administratifs. Missions / conditions d'exercice Vos activités principales :
-Traiter les dossiers et saisir des documents
-Commande des repas Facturation – édition mensuelle des impayés et transmission au responsable du service
-Accueil physique et téléphonique du public
-Gérer les mails
-Gérer de l'information, classement et archivage de documents

Activités secondaires :
-Edition des listes d’appel
-Inscription ALSH mise à jour
-Gestion des heures CAF

Relations fonctionnelles :
• En interne : liens quotidiens avec le responsable de l’ALSH et le responsable du pôle (supérieur hiérarchique direct)
Relations ponctuelles avec les services gestionnaires et techniques.
Relation avec les directeurs d’école.
• En externe : Communication permanente avec les parents. Profils recherchés Profil recherché :
-Techniques de secrétariat
-Procédures de service
-Logiciels de bureautique
-Procédures administratives
-Techniques de recherche documentaire
-Communication orale et écrite

Savoir-faire :
Traitement des dossiers et saisie de documents
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers Gérer et actualiser une base d’informations
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion (Domino)
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions réglementaires Enregistrer ou saisir les données informatiques
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence
Orienter, conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l’information, classement, archivage des documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Rechercher et diffuser des informations
Planification et suivi
Gérer les agendas de l’équipe et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Utiliser des logiciels et des progiciels

Savoir-être :
Aisance relationnelle, courtoisie
Diplomatie
Sens de l’organisation
Sens du service public

Conditions d'emploi :
• Congés en fonction des fermetures de la structure
• Horaires réguliers du lundi au vendredi
• Temps de travail de 36 heures par semaine (RTT)
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire
• Avantages sociaux : CNAS + contrat collectif prévoyance à partir du 01/01/2025