Adecco Nantes Tertiaire recrute pour l'un de ses clients basés à Rezé un assistant de gestion (H/F)
Rattaché(e) au directeur de campus, en lien étroit avec ce dernier et la responsable des services, vous assurez l'organisation de l'activité quotidienne de la direction et contribuez à leurs missions en instruisant des dossiers spécifiques.
Parmi vos responsabilités, Vous interviendrez principalement sur :
Le champ administratif :
Instruire les dossiers courants de la direction et en assurer le suivi : prise de rendez-vous, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, préparation matérielle de réunions.Prendre en charge les principaux dossiers thématiquesParticiper aux réunions institutionnelles : constitution de l'ordre de jour, prise de notes, rédaction de compte rendu, diffusion, suivi d'actionsAssurer la gestion de l'agenda du directeur (prise de rendez-vous dans le cadre spécifique de la politique mécénat et d'influence de l'UCO )Organiser des réunions du conseil de campus en appui à la directionApporter un soutien administratif auprès de la direction des services : assurer le suivi et l'archivage des contrats fournisseurs ; contrôler des factures fournisseurs ; tenir à jour la liste des personnels etc .)
Le champ de l'organisation :
Gérer la réservation du véhicule de prêtEditer et recueillir les ordres de mission des personnelsOrganiser les déplacements en France et à l'étranger de la direction Organiser la logistique des évènements internes : salle, traiteur, transports des conférenciers..
L'accueil :
Soutenir le bon fonctionnement du service : accueil des visiteurs, prise des appels du standardAssurer les conditions d'accueil des nouveaux personnels
Le domaine de la communication :
Réaliser des revues de presseParticiper à la préparation de certains évènements institutionnels : rentrée solennelle, réunion d'informations, temps conviviaux institutionnels.Mettre à jour de la base de données institutionnelleCréer le calendrier des réunions institutionnelles
Le domaine financier :
Assurer le traitement des factures : suivi, saisie, mise en signatureSuivre les budgets
Le domaine RH :
Coordonner le onboarding des enseignants permanentsGérer les ordres de mission des enseignants permanentsMettre à jour la liste du personnelGérer l'affichage obligatoire
Doté(e) d'une formation supérieure, type BTS Assistant Manager, avec une expérience professionnelle d'assistanat de direction de 5 ans minimum idéalement dans l'Enseignement Supérieur Rigueur, Organisation, Adaptabilité, PolyvalenceTrès bonnes qualités relationnelles et rédactionnellesVous savez hiérarchiser les priorités et votre discrétion et sens de la confidentialité sont inhérentes à la fonction.Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Contrat :
- Semaine de 35h
- Contrat de 3 à 6 mois
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.