Assistant de direction (h/f)

Sous l'autorité de la direction de l'IME, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'établissement, en assurant les missions suivantes en lien avec les services supports du CCAS :

Finances :
- Contribuer à la gestion et au suivi budgétaire de l'ensemble des services de l'établissement (IME/ELK/SESSAD/UEMA).
- Assurer la gestion des bons d'engagement, factures, et régie d'avance.
- Suivre les prestations extérieures (devis, convention, facturation) notamment des orthophonistes
- Assurer le suivi des commandes de produits d'entretien et des vêtements de travail.

Ressources humaines :
- Assurer le suivi des missions RH, telles que le plan de formation, le recrutement, la gestion du temps, ainsi que la gestion et le suivi des absences, des déclarations syndicales et des conventions de stage.
- Suivre les éléments de paie (enregistrement des heures, gestion des temps partiels).
- Suivre les plannings et les documents liés aux ressources humaines, y compris la gestion des remplacements, l'accueil et la gestion des dossiers des nouveaux arrivants.
- Participer à l'organisation et au suivi des entretiens professionnels.

Gestion administrative et Management de l'équipe administrative :
- Management, gestion et organisation du Pôle administratif (2 agents, secrétariat des usagers)
- Préparer et rédiger des comptes rendus, des notes de service, et des documents stratégiques.
- Organiser les réunions institutionnelles, conseils de la vie sociale, COPIL, CA (préparation des documents, invitations, comptes rendus).
- Préparer et mettre en forme des documents réglementaires (rapports d'activité, projet d'établissement, projets en lien avec suivi du PACQ, etc.)
- Suivre les dossiers stratégiques (évaluation externe, CPOM, ANAP etc.)

Nous avons l'opportunité parfaite pour vous si :
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 ou équivalent, avec une première expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur médico-social.
- Vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un sens de l'organisation, et êtes capable de gérer plusieurs dossiers en simultané.
- Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et avez une bonne maîtrise des techniques de gestion administrative.
- Vous faites preuve de discrétion et savez travailler en autonomie tout en ayant de bonnes capacités relationnelles.

Les conditions :

Recrutement par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle CDD 1 an
Le poste est à pourvoir prioritairement sur le grade d'adjoint des cadres.
Temps de travail : 38 heures par semaine avec 18 RTT. Travail sur 4,5 jours : les lundi, mardi, jeudi et vendredi toute la journée ainsi que le mercredi matin. Fermeture suivant le calendrier de l'l'établissement la deuxième semaine des vacances scolaires et 4 semaines sur les congés d'été.
Rémunération selon profil et conditions statutaires + participation prévoyance + Amicale du personnel
CGOS
Poste à pourvoir au : 01/02/2025

Les candidatures CV & Lettre de motivation sont à adresser avant le 26 décembre 2024 à Madame la Vice-Présidente du Centre Communal d'Action Sociale « Assistant(e) de Direction - Réf : 4198 »

Experience: 12 Mois

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.