Assistant de direction (f/h)

Au sein de la Région Grand Est, dans un environnement privilégié tant par la qualité du cadre de vie que par la richesse et la variété de son patrimoine, l’Agglomération de Chaumont (45 000 habitants – 63 communes) s’illustre par une politique volontariste soucieuse d’apporter à sa population un cadre de vie répondant aux besoins de chacun.

Dans un écrin de nature, Chaumont bénéficie d’un cadre privilégié, loin du stress des grandes métropoles. La qualité de vie est un concept qui a du sens ici. Sa ceinture forestière, ses parcs, dont le jardin Agathe Roullot et ses promenades en font une véritable ville à la campagne, labellisée ville où il fait bon vivre.

Ville de l’affiche, Chaumont accueille la biennale internationale de design graphique. Le Signe, Centre national du graphisme, accueille professionnels, étudiants, expositions permanentes… Un équipement qui complète l’offre culturelle déjà fournie avec le cinéma multiplexe « A l’affiche », la médiathèque des Silos « Maison du livre et de l’affiche », le théâtre « le Nouveau Relax » – scène conventionnée, le conservatoire, les musées, la MJC « Maison des jeunes et de la culture », Les Rendez-vous du cinéma européen, les Journées du patrimoine, le Salon du livre, les concerts… La vie culturelle, rythmée par des saisons culturelles, couvre tous les domaines du spectacle et des arts plastiques. L’été, Chaumont Plage et Les Estivales font le bonheur des plus jeunes avec un ensemble d’animations le plus souvent gratuites, en complément d’actions organisées par un tissu associatif dense.

L’Agglomération recrute pour les services mutualisés de l’Agglomération et de la Ville de Chaumont, en remplacement :

Assistant de Direction (F/H)

(Catégorie B – Filière administrative)

Lieu d’affectation : Cabinet du Maire

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, au sein du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont, vous serez chargé(e) d’assurer des missions de secrétariat général du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont.

Vos missions principales seront :

Assistance, Accueil et Secrétariat :
-assurer la gestion informatisée des agendas des élus en fonction des priorités et des urgences,
-organiser les déplacements des élus,
-organiser et assurer le suivi des rendez-vous,
-organiser et coordonner les réunions de travail,
-assurer l’accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l’interlocuteur compétent et, l’accueil téléphonique du Cabinet (réception, filtres et transmission des appels),
-appréhender le degré d’urgence des informations à transmettre,
-gérer le courrier du Cabinet (arrivée et départ) et assurer le planning d’invitation pour les élus,
-réceptionner les parapheurs à destination des élus avant visa du directeur de cabinet,
-réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, diaporamas,…),
-réaliser du classement et de l’archivage,
-travailler en collaboration avec l’assistante de Madame le Maire, la responsable du service relation citoyenne et les collaborateurs de cabinet.
-assurer le suivi du courrier externe notamment via le logiciel professionnel de gestion du courrier,
-confier les courriers à l’agent appariteur,
-ventiler les courriers des élus,
-savoir rédiger des courriers à la demande des élus ou en réponse à des sollicitations ou courriers arrivés,
-assurer ponctuellement l’achat des fournitures nécessaires à la mise en œuvre de ces évènements (gerbes de fleur, denrées, matériel,…),
-suppléer l’assistante de Madame le Maire en son absence.

Vous êtes diplômée d’une formation supérieure en gestion administrative ou assistanat de Direction et/ou possédez une expérience professionnelle significative sur un poste similaire et êtes doté(e) de la capacité du travail en équipe.

Vous savez garder confidentielles les informations, respectez la discrétion professionnelle.

Vous possédez d’excellentes connaissances en informatique (maîtrise d’internet, des outils bureautiques et notamment des logiciels de visioconférence).

Vous êtes doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles (capacité d’analyse et de synthèse) avérées et d’un sens affirmé de la communication ainsi que d’une grande capacité d’adaptation et de diplomatie.

Disponible, autonome, rigoureux(se), réactif(ve) et discret(e) vous avez le sens des responsabilités.

Permis B souhaité.