Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

FINALITES DE L'EMPLOI :
La Ligue de l'enseignement 31 fédère et accompagne des associations culturelles, socioéducatives et
sportives de Haute-Garonne. Elle anime ce réseau et soutient les responsables des associations.
La Ligue de l'enseignement encourage et valorise également l'engagement des jeunes dans les
projets associatifs, citoyens, d'intérêt général, grâce au dispositif du Service Civique.
Le service Vie fédérative recrute un.e assistan.t.e administratif.ve pour assurer un suivi rigoureux et
de qualité de son action dans ces domaines.

VOS MISSIONS :
Au sein d'une équipe, vous assurerez le suivi administratif des actions liées aux associations affiliées
et aux jeunes volontaires. Vous participerez à entretenir les liens entre la fédération et son réseau
ainsi qu'à mettre en œuvre un dispositif Service Civique de qualité.
Vous serez amené.e notamment à accomplir les tâches suivantes :
- Accueil physique, téléphonique et courriel des associations et des jeunes.
- Préparation de la campagne annuelle d'affiliation des associations
- Enregistrement et suivi des adhésions grâce à un logiciel dédié
- Facturation des associations via le logiciel Affiligue. Suivi des paiements et relance client.
- Aide à la préparation des missions de service civique (conception, rédaction)
- Mise en ligne des missions sur le site de l'Agence dédié et suivi des candidatures
- Collecte des données et documents nécessaires à la rédaction des contrats et des conventions.
- Saisie des informations relatives à chaque volontaire sur les fichiers et logiciels Ligue dédiés.
- Suivi des missions en lien avec les tuteurs dans les associations
- Suivi administratif des formations civiques des volontaires (planning, convocations, suivi des
émargements.)
- Suivi administratif des formations de tuteurs (planning, convocations, suivi des émargements, mise
en ligne sur le site dédié)
- Préparation des tableaux de versement des indemnités pour la comptabilité
- Pointage des reversements liés à l'agrément national (fichier Excel).
- Réalisation de supports d'information sur les actions en lien avec le Service civique
Vous pourrez être amené.e subsidiairement à appuyer d'autres activités du pôle Vie fédérative ou à
contribuer à d'autres actions ou tâches en transversalité avec d'autres secteurs d'activité de
l'association. Vous pourrez être amené.e à vous former afin de pouvoir conseiller les associations
adhérentes sur les questions liées à l'assurance. Si vous disposez de l'IARD, c'est un plus.

PROFIL :
- Compétences organisationnelles : rigueur / planification / suivi / autonomie
- Compétences relationnelles : ouverture, dynamisme, sens de l'accueil
- Compétences techniques : aisance rédactionnelle / aisance informatique (prise en main de logiciels
métier)
- Intérêt pour la vie associative
- Goût pour le travail en équipe

Prise de poste : 3 février 2025

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Inspirer, donner du sens : Capacité à transmettre un message afin de susciter la réflexion et guider l'action.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.