Agent administratif et technique des services généraux (h/f)

Votre mission

Rattaché(e) au Directrice comptable et financière et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :

En collaboration avec l'agent polyvalent technique des services généraux, l'agent administratif
et technique des services généraux est chargé d'assurer la gestion administrative des services
généraux et l'entretien et la maintenance des locaux du point de vue du locataire. Il assure
notamment la gestion des domaines suivants :
- Le suivi des contrats de prestations d'accueil et de nettoyage des locaux,
- La gestion administrative des services généraux,
- Le secrétariat des services généraux,
- La gestion de la documentation
- La préparation des exercices incendies

ACTIVITES PRINCIPALES :
SUIVRE LES CONTRATS DE PRESTATIONS D'ACCUEIL ET DE NETTOYAGE DES LOCAUX
- Suivre la prestation d'accueil physique et téléphonique
- Participer au suivi de la prestation de nettoyage des locaux
Participer au contrôle de la qualité de la prestation
Gérer les demandes des prestations complémentaires
Suivre les heures effectuées en vue du contrôle des factures

GERER LES AUTRES PRESTATAIRES DES SERVICES GENERAUX (ENTRETIEN /
MAINTENANCE)
En collaboration avec l'agent polyvalent technique des services généraux, suivre
l'avancement de la prestation
S'assurer du suivi des documents administratifs obligatoires pour l'ensemble des
prestataires (bon de réception, bon d'intervention, ...)

GERER LES ACHATS DES SERVICES GENERAUX
- Demander les devis aux prestataires et les remettre au DCF
- Passer et saisir les commandes dans le système de gestion des factures
- Réceptionner les livraisons et saisir les réceptions dans le système de gestion des
factures
- Informer la DCF sur la validité de la facture à payer/ Valider les factures
- Classer les devis, les commandes, les bons de livraison ou de réception et les factures.

GERER LA DOCUMENTATION
- Faire le point avec les responsables de service sur leurs abonnements
- Demander les devis des abonnements à renouveler ou à mettre en place
- Renouveler les abonnements actuels ou mettre en place les nouveaux abonnements
- Saisir les commandes et les factures relatifs aux abonnements dans le système de gestion des factures

PARTICIPER A LA GESTION BUDGETAIRES DES SERVICES GENERAUX
- Suivre le budget des services généraux sur les fiches budgétaires EXCEL
- Contrôler et analyser les dépenses des services généraux
- Alerter la DCF en cas d'éventuels dépassements

PARTICIPER AUX EXERCICES INCENDIE (en lien avec le Property Manager et la Direction de
l'immobilier)

GERER LE RISQUE INNONDATION
- Prévoir la sauvegarde des biens stockés au sous-sol et rez-de-chaussée de l'immeuble
en fonction des instructions fournies par la préfecture de police

ASSURER LE SECRETARIAT DES SERVICES GENERAUX
- Rédiger des courriers, courriels, notes, consignes etc...
- Constituer, alimenter et mettre à jour les dossiers du service
- Mettre à jour ou rédiger les procédures du service

Votre profil

Sens du service et esprit d'équipe
Excellent relationnel, bon communiquant, capacité à aller chercher l'information
Gestion des imprévus
Rigueur
Très bonne connaissance d'EXCEL et de WORD
Connaissance d'un système de workflow de commandes et de factures

Niveau BAC +3 avec un minimum de 3 à 5
ans dans un poste similaire
Excellente maitrise du Pack Office
(en particulier Word et Excel)

Rémunération : 41 à 42 K€ sur 12 mois
Poste à pourvoir immédiatement