Assistant(e) administratif(e) - h/f

Description entreprise :
Porteur de transformation", Ensio est acteur dans le deploiement de reseaux courant faible et fort et telecoms innovants. Depuis 45 ans, nous proposons des solutions cles en main de qualite. Nous contribuons a la transformation des territoires en deployant des reseaux tres haut debit, des infrastructures de recharge de vehicules electriques et des objets communicants. Nous sommes engages dans une politique de developpement durable et de solutions respectueuses de l'environnement (Transition Energetique, Champs Photovoltaiques....) Rejoindre Ensio, c'est rejoindre une equipe professionnelle de 3000 collaborateurs, repartis sur 45 agences en France.

Description du poste :
ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE Realiser l'accueil telephonique de l'entreprise et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs Accueillir les visiteurs Receptionner les courriers/colis de l'entreprise et les transmet aux collaborateurs concernes Gerer et suivre les courriers administratifs/documents adresses a l'entreprise Deposer au bureau de poste les courriers a envoyer Assister les conducteur(rice)s de travaux, le(a) Responsable QSE et le PDG avec les demandes d'achats Realiser les demarches administratives aupres des fournisseurs (ouverture de compte, suivi de la facturation, etc.) Reunir et suivre la documentation administrative relative aux fournisseurs et sous-traitants Passer et assurer le suivi des commandes/contrats aux fournisseurs, prestataires Traiter les bons de livraison et les factures des fournisseurs, prestataires Gerer et suivre la flotte de vehicule et d'engins de l'entreprise (enregistrement, documentation, assurance, reparations, sinistres, etc.) Assurer le suivi des contraventions recues Mettre a disposition du personnel les trames vierges de documents, les documents d'information, convocations aux formations, etc. ASSISTANCE A LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Participer a l'accueil des nouveaux salaries et apprentis/stagiaires et a la tenue du dossier du personnel (alimente le dossier RH, fournit et cree les documents necessaires, etc.); Receptionner verifier les notes de frais. AUTRES TACHES ET RESPONSABILITES Participer a l'atteinte des objectifs qualite, securite, sante et environnement de l'entreprise ; Appliquer et faire appliquer les dispositions du systeme de management QSSE de l'entreprise ; Consulter le(a) Responsable QSE, pour en cas de besoin d'introduction de tout nouveau formulaire/modele de document, mode operatoire ou procedure dans le systeme.

Profil recherché :
Dans le cadre de votre fonctions d'assistant(e) administratif(ve) vous etes sous la responsabilite de l'Assistant(e) de direction. Vous etes en interface avec l'ensemble des salaries de l'entreprise. Savoir Faire : Utilisation des modes de communication (telephonie, messagerie, agenda electronique...). Analyse et gestion des demandes d'information. Maitrise des logiciels bureautiques. Capacites redactionnelles francais/portugais. Savoir etre : Rigueur, organisation. Capacite d'adaptation pour savoir faire face a des situations et des publics varies. Sens du contact et de la communication. Proactivite, discretion et sens de la confidentialite. Qualification : Diplome de niveau BAC ou formation/experience professionnelle equivalente (experience de 3 ans dans l'administration d'entreprise) La maitrise des logiciels de bureautique est necessaire. Maitrise du portugais. (oral/ecrit)