Assistant de direction h/f (h/f)

Réf UPC 15502 DFSA

RÉSUMÉ DU POSTE
Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale déléguée de la faculté et l'autorité fonctionnelle de la
directrice générale déléguée adjointe, l'assistant(e) de la direction facultaire a pour mission d'apporter
un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale délégué Faculté
de santé. Positionné(e) de façon transversale dans l'organigramme administratif de la Faculté de santé,
l'assistant(e) a vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des pôles facultaires, des
composantes de santé, des directions métier en central et de la DGS et spécifiquement avec les assistants de ces
structures de l'établissement.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
-Gérer le secrétariat de la direction générale déléguée Faculté de santé composée de la directrice et de
la directrice adjointe : gestion de l'agenda, organisation de réunions, réservation de salles, traitement du
courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements de agents de la Faculté de santé, etc
-Participer et rédiger les comptes rendus des réunions de direction
Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d'activité de la direction générale
déléguée facultaire
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les
priorités
dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Suivi et gestion courante des demandes des agents facultaires : tenue des tableaux des congés, suivi
des conventions de telétravail, demande de formation et etc. Assurer le soutien logistique (locaux,
matériels,fournitures)

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
Connaissance de l'organisation générale d'un établissement public (et plus particulièrement d'un
établissement d'enseignement supérieur et de recherche).
Connaissances administratives et financières (comptabilité publique)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Solides capacités rédactionnelles
Excellente maîtrise des outils de bureautique et du web
Savoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Mettre en œuvre des procédures administratives
Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur
le plan institutionnel que règlementaire

Savoir-être - Compétences comportementales
Être organisé, réactif, rigoureux, à l'écoute, avoir un très bon relationnel
Être discret, fiable et autonome
Aptitude à travailler en équipe et de façon polyvalente
Sens du service public

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.