Missions principales :
Gestion de l'agenda et des déplacements :
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels du dirigeant.
- Optimiser les emplois du temps et proposer des solutions pour supprimer les conflits d'agenda.
Organisation et coordination de réunions :
- Préparer les ordres du jour, inviter les participants et coordonner la logistique (salles, matériel, visioconférences).
- Rédiger les comptes-rendus, assurer le suivi des actions décidées en réunion.
Gestion du courrier et des communications :
- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers physiques et e-mails (dont une partie peut être confidentielle).
- Filtrer les appels téléphoniques et assurer le premier niveau d'information ou de réponse.
Rédaction et mise en forme de documents :
- Rédiger des notes, courriers, rapports ou présentations pour le compte de la direction.
- Mettre en forme les documents en respectant la charte graphique et la confidentialité requise.
Suivi administratif et budgétaire :
- Gérer certaines factures, devis, notes de frais, préparer des documents pour la comptabilité.
- Participer à l'élaboration et au suivi de certains budgets (selon le périmètre).
Coordination interservices :
- Assurer la liaison entre les différents prestataires et le dirigeant.
- Suivre l'avancée des projets internes et faire remonter les informations importantes.
Accueil et représentation :
- Accueillir les visiteurs et partenaires de la direction (clients VIP, fournisseurs stratégiques, recrues,.).
- Gérer l'organisation d'événements internes ou externes (séminaires, conférences, etc.).
Compétences et qualités requises
Formation : Bac+2 à Bac+5 en assistanat, secrétariat, gestion ou équivalent (ex. BTS SAM, DUT GEA, licence pro, etc.).
Expérience : Une expérience réussie en assistanat de direction ou en assistanat polyvalent à un poste de responsabilité similaire.
Excellente maîtrise des outils bureautiques : Suite Google, outils de visioconférence, agenda électronique.
Qualités relationnelles et de communication : Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (internes et externes), excellente expression orale et écrite.
Organisation et sens des priorités : Rigueur, méthode et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Discrétion et sens de la confidentialité : Traitement d'informations sensibles, respect de la confidentialité des données.
Réactivité et proactivité : Savoir anticiper les besoins de la direction, proposer des solutions et prendre des initiatives.
Capacité d'adaptation : Gérer des sujets variés et travailler dans un environnement évolutif.
Langues :La maîtrise de l'anglais est un plus.
Rémunération et avantages
Salaire selon profil et expérience .
Avantages éventuels : mutuelle, télétravail partiel.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Restauration traditionnelle
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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