Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Assistante de direction :
- Suivre et mettre à jour l'agenda de la direction
- Organiser et préparer les dossiers des réunions
- Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus et documents de travail et assurer leur diffusion
- Assurer le suivi des parapheurs et veiller à leur bonne présentation et circulation
- Réception et distribution du courrier dans les services
- Assurer l'accueil physique et l'accueil téléphonique
- Faciliter le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer le suivi du planning prévisionnel des congés
- Mettre à jour les fiches de procédures
- Assurer le suivi du dossier «parking de l'Arget»
- Assurer le suivi du courrier, des boîtes fonctionnelles, Maarch et diffuser l'information
Assistante de voyage :
- Organiser les déplacements des agents du SGCD
- Saisir les ordres de missions permanents et ponctuels dans l'application CHORUS DT
- Saisir les frais de déplacements après obtention des justificatifs dans l'application CHORUS DT
- Rédiger les autorisations d'utilisations des véhicules de service après collecte des permis de conduire et attestations
Assistante de communication :
- Mettre à jour l'intranet, diffuser les informations concernant l'activité et l'actualité
- Élaborer le bilan annuel d'activité en lien avec les services
- Créer et diffuser le flash info
- Mettre à jour et diffuser les annuaires et organigrammes
- Assurer la collecte des organigrammes des autres services
- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants : mise à jour du livret d'accueil, organisation des réunions
- Création de plaquettes ou de documents de travail via des outils de communication
Appui logistique au service RH :
- Participer à l'activité du bureau de la formation en binôme avec le chargé de formation : diffuser des offres de formation, rédiger et envoyer des convocations, réserver des salles
- Assister le responsable RH pour le secrétariat des instances du dialogue social : convocation, constitution des dossiers, mise en forme des comptes rendus, diffusion après signature et publication sous intranet
- Appuyer le service RH pour des missions ponctuelles en cas de surcharge d'activité
Chargé des inventaires des résidences du corps préfectoral et des oeuvres d'art :
- Mettre à jour les informations sur le logiciel TELEINV
- Participer physiquement aux inventaires lors des entrées et sorties des résidences avec le corps préfectoral ou le personnel de résidence, vérifier la bonne identification des objets
- Rédiger les PV à faire signer par les occupants des résidences
- Collecter les informations nécessaires au suivi des inventaires auprès des services
- Recenser les oeuvres d'art, leur état, les déplacements et effectuer la mise à jour des inventaires
Appui au bureau d'action sociale :
- Diffuser l'information
- Participer à l'organisation de l'arbre de noël
- Prendre les RV médecine de prévention et classer les comptes-rendu
- Appui restauration collective
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